Срубы и бани по всей России
Вот уже 10 лет на рынке

Прилагаемые документы спдс: 4. Общие требования к составу и комплектованию проектной и рабочей документации

• alexxlab
• 09.09.197028.07.2021
• 0

Рабочая документация | Реаторг

После прохождения государственной экспертизы и получения заключения о соответствии (положительное заключение) проектная документация является основанием для получения разрешения на строительство.

Разрешения на строительство представляет собой документ, подтверждающий соответствие проектной документации требованиям градостроительного плана земельного участка или проекту планировки территории и проекту межевания территории (в случае строительства, реконструкции линейных объектов) и дающий застройщику право осуществлять строительство, реконструкцию объектов капитального строительства.

После получения разрешения на строительство можно начинать разрабатывать рабочую документацию, которая необходима для реализации в процессе строительства технических решений, заложенных в проектной документации.

Рабочая документация представляет собой комплект документации, необходимая для выполнения монтажных и строительных работ.

Состав рабочей документации на новое строительство или реконструкцию предприятия определяется в соответствии с ГОСТ Р 21.1101-2013 и уточняется Заказчиком и проектировщиком в договоре на проектирование.

В состав рабочей документации, передаваемой Заказчику, включают:

• рабочие чертежи, предназначенные для производства строительных и монтажных работ, которые объединяют в комплекты (основные комплекты рабочих чертежей) по маркам;




• прилагаемые документы, разработанные в дополнение к рабочим чертежам основного комплекта.

Рабочие чертежи, предназначенные для производства строительных и монтажных работ, которые объединяют в комплекты (основные комплекты рабочих чертежей) по маркам;

Состав основных комплектов рабочих чертежей включают общие данные по рабочим чертежам, чертежи и схемы, предусмотренные соответствующими стандартами Системы проектной документации для строительства (далее – СПДС).

Основной комплект рабочих чертежей может состоять из:

• комплект чертежей марки ГП: Разбивочный чертёж. План организации рельефа. План земляных масс. Сводный план инженерных сетей. План благоустройства.




• комплект чертежей марки АР: Планы подвала, цокольного, первого, типового, технических этажей, кровли, разрезы, фасады, входы, узлы и детали, спецификации.




• комплект чертежей марки КЖ: План котлована, фундаменты, стены и перекрытие подвала, стены и перекрытие цокольного этажа, стены и перекрытие первого этажа, стены и перекрытие типового этажа, стены и перекрытие технического этажа, лифты, лестницы, входы, узлы и детали, спецификации.




• комплект чертежей марки ОВ: ИТП, план инженерного оборудования (отопление и вентиляция) подвала, цокольного, первого, типового и технического этажей, схемы, спецификации.




• комплект чертежей марки ВК: План инженерного оборудования (водопровод, канализация, ливнесток) подвала, цокольного, первого, типового и технического этажей, схемы, спецификации.




• комплект чертежей марки ЭОМ: План инженерного оборудования (электрооборудование и освещение) подвала, цокольного, первого, типового и технического этажей, схемы, спецификации.




• комплект чертежей марки СС: План инженерного оборудования (телефонизация, телевидение, радиофикация, пожарная сигнализация) подвала, цокольного, первого, типового и технического этажей, схемы, спецификации.




• комплект чертежей марки А: План инженерного оборудования (автоматизация инженерных систем) подвала, цокольного, первого, типового и технического этажей, схемы, спецификации.

К прилагаемым документам относят:

• рабочую документацию на строительные изделия;




• эскизные чертежи общих видов нетиповых изделий, выполняемые в соответствии с ГОСТ 21.114;




• спецификацию оборудования, изделий и материалов, выполняемую в соответствии с ГОСТ 21.110;




• опросные листы и габаритные чертежи, выполняемые в соответствии с данными заводов-изготовителей оборудования;




• сметную документацию;




• другие документы, предусмотренные соответствующими стандартами СПДС.

Более точный состав прилагаемых документов и необходимость их выполнения устанавливаются соответствующими стандартами СПДС и заданием на проектирование.

Прилагаемые документы передаются Заказчику одновременно с основным комплектом рабочих чертежей в количестве, установленном для рабочих чертежей.

Итак, проектные работы окончены, проектная документация утверждена, строительство начато.

Наступил последний этап участия проектировщика в процессе – это авторский надзор.

Новосибирский государственный архитектурно-строительный университет — Сибстрин

Состав документации ¦ УРБАНТЭК

Рассмотрим все стадии проекта по порядку:

Стадия 1 — ПП. Предпроектные проработки (концепция, эскизный проект)

На данном этапе разрабатывается концепция будущего объекта, определяются основные технико-экономические характеристики (ТЭП). Эскизом определяется посадка объекта на местности, его объемно-пространственное решение (ОПР), конструктивная схема. Также на данной стадии подсчитываются основные инженерные нагрузки по воде, теплу и электроэнергии, т.н. расчет нагрузок.

Разработка Стадии «ПП» не является обязательной, но помогает сэкономить время и средства при дальнейшем проектировании.

Стадия 2 — ПД. Проектная документация

В отличие от Эскизного проекта Стадия «Проект» («ПД» или просто «П») является обязательной и подлежит согласованию в государственных органах исполнительной власти. По результатам согласования Стадии «Проект» выдаётся разрешение на строительство объекта. Состав и содержание данного этапа регулируется Постановлением Правительства РФ №87 от 16.02.2008г. Безусловно, состав будет индивидуален для каждого проекта, но мы попробуем составить наиболее полный перечень всех возможных разделов и подразделов Стадии «ПД»:

Стадия 3 — РД. Рабочая документация

Стадия «РД» нужна в первую очередь строителям, так как в ней наиболее полно и детально разрабатываются проектные решения, которые в Стадии  «ПД» лишь обозначались. В отличие от «П», «Рабочка» включает в себя чертежи узлов, аксонометрические схемы и профили инженерных сетей, спецификации и т. п. С другой стороны, на рабочей стадии документация лишается некоторых разделов, полнота которых была исчерпана на стадии проектной (например, ПОС, ООС, КЕО, ИТМ ГОиЧС и т. п.). Как и на Стадии «П», состав «РД» будет индивидуален для каждого проекта, но мы попробуем составить наиболее полный перечень всех возможных разделов Стадии «Рабочая документация»:

ГОСТ Р 21.1101-2013 Система проектной документации:

4.2. Рабочая документация
4.2.1. В состав рабочей документации, передаваемой заказчику, включают:
— рабочие чертежи, предназначенные для производства строительных и монтажных работ;
— прилагаемые документы, разработанные в дополнение к рабочим чертежам основного комплекта.
4.2.2. В состав основных комплектов рабочих чертежей включают общие данные по рабочим чертежам, чертежи и схемы, предусмотренные соответствующими стандартами Системы проектной документации для строительства (далее — СПДС).
…
4.2.6. К прилагаемым документам относят:
— рабочую документацию на строительные изделия;
— эскизные чертежи общих видов нетиповых изделий, выполняемые в соответствии с ГОСТ 21.114;
— спецификацию оборудования, изделий и материалов, выполняемую в соответствии с ГОСТ 21.110;
— опросные листы и габаритные чертежи, выполняемые в соответствии с данными заводов — изготовителей оборудования;
— локальную смету по формам;
— другие документы, предусмотренные соответствующими стандартами СПДС.
Конкретный состав прилагаемых документов и необходимость их выполнения устанавливаются соответствующими стандартами СПДС и заданием на проектирование.
…
4.2.8. В рабочих чертежах допускается применять типовые строительные конструкции, изделия и узлы путем ссылок на документы, содержащие рабочие чертежи этих конструкций и изделий. К ссылочным документам относят:
— чертежи типовых конструкций, изделий и узлов;
— стандарты, в состав которых включены чертежи, предназначенные для изготовления изделий.
Ссылочные документы в состав рабочей документации, передаваемой заказчику, не входят. Проектная организация, при необходимости, передает их заказчику по отдельному договору.

СНиП 11-01-95 Состав рабочей документации:

5.1. Состав рабочей документации на строительство предприятий, зданий и сооружений определяется соответствующими государственными стандартами СПДС и уточняется заказчиком и проектировщиком в договоре (контракте) на проектирование.

5.2. Государственные, отраслевые и республиканские стандарты, а также чертежи типовых конструкций, изделий и узлов, на которые имеются ссылки в рабочих чертежах, не входят в состав рабочей документации и могут передаваться проектировщиком заказчику, если это оговорено в договоре.

Рабочая документация в строительстве — что это такое

С момента выхода во второй половине прошлого века «Временной инструкции» рабочая документация для строительства претерпевала и претерпевает постоянные изменения, которые учитывают актуальные тенденции, влияющие на строительство. За время эволюции она сформировалось как отдельное понятие со своим составом и характеристиками стадийности. Уже в новейшей истории произошли изменения в государственном стандарте, что ещё и с этой стороны потребовало утонения основных параметров, составляющих на сегодняшний день содержание рабочей документации для строительства.

Содержание статьи

Ключевая идея создания рабочей документации для строительства

Практика деятельности проектных и строительных организаций опирается на действующую систему нормативных документов, которые:

• регламентируют порядок формирования проектной документации от разработки и согласования до утверждения,
• устанавливают потребности в оборудовании, объёме материалов и других ресурсов,
• позволяют определить сметную стоимость монтажных и строительных работ.

В эту регламентирующую систему входят госстандарты, строительные нормы и правила, технические условия, становясь и технической, и методической, и организационной, и правовой базами для приведения процесса проектирования и строительства в единый формат, чтобы участники процесса могли общаться на одном языке, применять понятные всем обозначения, ориентироваться на общепринятые требования. Стандартизация и унификация привели к созданию СПДС (системы проектной документации строительства), в которую входят несколько десятков стандартов.

Началом стандартизации и борьбы с многообразием форм принято считать выход «Временной инструкции» (СН 460-74), в которой шла речь о составе рабочих чертежей в строительстве и способе их оформления. На смену этой инструкции с 1977 года стали разрабатываться разнообразные стандарты системы, в той или иной мере касающиеся создания проектной документации для строительства. Это стандарты требовали согласования с Единой системой конструкторской документации, чтобы при функционировании не возникало внутрисистемных противоречий между СПДС и ЕСКД.

В начале 90-х некоторые стандарты, которые не сводились в единый свод и иногда не пересматривались десятилетиями, потребовали пересмотра и переиздания, что и сделал ЦНИИ (проектный институт, занимающийся вопросами нормирования проектной документации). При этом за основу были взяты отечественный и зарубежный опыт, подтверждённый практикующими организациями-разработчиками документации. В последующие годы целый ряд нормативных документов (в том числе, постановлений правительства РФ, писем Министерства регионального развития) были направлены на отмену и осовременивание части инструкций и правил 90-х годов прошлого века (например, СНиП-11-01-95, СП-11-101-95).

На сегодняшний день система (СПДС), с учётом требований нового времени, по-прежнему сохраняет функциональность, которая, помимо прочего, обеспечивается и возможностью уточнения специфических особенностей строительства при составлении договора между проектировщиком и заказчиком в ходе проектирования конкретного объекта.

Определение рабочей документации

Рабочая документация для строительства на практике – это пакет основных комплектов рабочих чертежей, в которых представлены разные виды и направления строительных работ, текстовые документы к ним, чертежи и схемы, согласно стандартам СПДС. В Постановлении о составе разделов, касающихся проектной документации (ПП № 87) в пункте 4 общих положений определено, что рабочая документация разрабатывается для реализации различных архитектурных, технико-технологических решений в процессе строительства. То есть, на каждый объект капитального строительства составляется рабочая документация в виде рабочих чертежей, текстовых документов, спецификации изделий и/или оборудования. Существуют правила и стандарты по разработке каждой из этих частей, которые будут описаны ниже.

В комплекты такие документы объединяются по маркам – буквенным аббревиатурам, в которых зашифрован тот или иной вид строительно-монтажной деятельности (например, ГП – Генеральный план, АР – Архитектурные решения и т. д.). Полный перечень таких марок представляет собой список из нескольких десятков пунктов, среди которых есть и объединённые. Например, при объединении генплана (ГП) и сооружений транспорта (ТР) под одной маркой в сводный раздел, она получает «шифр» ГТ. Выбор соответствующей марки на конкретном строительном объекте осуществляет проектная организация, но, в большинстве случаев, они представляют следующие направления работ:

• конструктивные решения,
• электроснабжение,
• водоснабжение и водоотведение,
• тепло- и холодоснабжение,
• воздухообеспечение,
• газоснабжение,
• защитные системы,
• телекоммуникативное направление и др.

Эти виды представляют собой элементы инженерного проектирования, помимо которого существует транспортное (дороги, мосты), архитектурное (наземные объекты, включая здания), промышленное, ландшафтное, техническое и дизайн-проектирование, касающееся внутреннего и наружного оформления.

Какие разделы обязательны

В ГОСТах Р-21.1101-2013 оговаривается, что передаваемая заказчику рабочая документация в своём составе содержит рабочие чертежи основного комплекта и прилагаемые к ним в дополнение документы, к которым, в свою очередь, причисляется:

• рабочая документация, относящаяся к строительным изделиям,
• эскизные чертежи, представляющие общий вид нетиповых изделий,
• габаритные чертежи, представленные на основе данных заводов-изготовителей и опросные листы,
• спецификация оборудования,
• спецификация материалов,
• спецификация изделий,
• локальная смета (по формам) и другие документы в соответствии с СПДС.

Спецификация здесь выполняется по требованиям ГОСТов-21.110, а эскизные чертежи – по требованиям ГОСТов-21.114. Содержание пакета прилагаемых документов в каждом конкретном случае устанавливается не только по СПДС-стандартам, но и в соответствии с заданием на проектирование, содержательные элементы которого проговариваются между заказчиком и исполнителем-проектировщиком. Все уточнения и договорённости между ними фиксируются в контракте (договоре). Прилагаемые документы (дополняющие рабочие чертежи основного комплекта) в этом стандарте тоже вводятся в состав рабочей документации (см. пункт 4.2.1).

В СНиПах-11-01-95 было указано, что в рабочая документация в свой состав не включает:

• сами строительные стандарты различных уровней (государственные, республиканские, отраслевые),
• ссылочные документы – чертежи типовых конструкций, на которые существуют ссылки в рабочих чертежах.

Однако все эти материалы тоже могут быть переданы от исполнителя заказчику, если это прописано в контракте. Это правило сохранилось и в стандарте 2013-го года.

Ряд нормативных пояснений и уточнений нацелены на то, чтобы разделить объём понятия и содержание проектной документации и, как отдельного вида, – рабочей документации. Но место рабочей документации по отношению к проектной определилось не сразу. Сначала существовала стадийность проектирования, которая затем (после вступления в силу ПП №87) в значении «прежнее разделение и определённая последовательность» была отменена.

Место в составе документации строительного проекта

Согласно положениям Градостроительного кодекса, по своим типам проектирование делится на территориальное и архитектурно-строительное, которое применяется к объектам (и их частям), относящимся к капитальному строительству, а также к строящимся и реконструируемым объектам. Архитектурно-строительное проектирование применяется и при проведении капитального ремонта в случае включения в ремонт конструктивных элементов, влияющих на характеристики безопасности.

Таким образом, разная специфика решаемых задач позволяет выделить следующие виды разрабатываемых проектов:

• нового строительства,
• расширения, переоборудования и реконструкции,
• капремонта, восстановления и усиления.

Для документального оформления процессов в прежние времена вводилась стадийная процедура проектирования. В феврале 2008 года она была упразднена после утверждения Постановлением № 87 Положений о составе и содержании разделов. На её место пришло разделение на проектную и рабочую документации, которые наполнялись следующим содержанием:

1. Проектная документация. Это основной проектный пакет документов, состоящий из двух частей: графической и текстовой. Почти всегда этот пакет документов проходит государственную экспертизу, на которую отправляется заказчиком. В случае успешного заключения экспертных комиссий на разных этапах проверки, пакет документов идёт заказчику на утверждение.
   
   Важной особенностью проектной документации является отсутствие в ней исчерпывающих данных для проведения строительных работ «под ключ». В проектной документации есть описание всех основных технических решений, которых хватает для обоснования технической возможности, оценки безопасности и/или экономической целесообразности строительства, но не хватает для самого строительства, поскольку тут отсутствует должная степень детализации и полный набор спецификаций проекта.
2. Рабочая документация. Этот тип документации как раз и разрабатывается для обеспечения технических решений с должной степенью проработки в виде графический и текстовых документов: рабочих чертежей, пояснительных текстов, спецификаций. Нет единого сводного документа, в котором были бы системно организованы все параметры состава и содержания такой документации. Но есть разъяснение Минрегионразвития, где функция определения состава, объёма и фактического содержания рабочей документации возлагается на заказчика, который в своём решении ориентируется на СПДС-стандарты.

Степень детализации решений при этом зависит от конкретного строительного проекта и тоже определяется заказчиком с занесением требований в задание на проектирование.

Задача заказчика – составить такое задание, которое не противоречило бы положениям СПДС. Таким образом, достигается одновременная документальная унифицированность, с одной стороны, и создание условий для реализации уникального проекта, с другой стороны.

Важно, что нигде в Положении не говориться об обязательной определённой последовательности разработки этих видов документации, что означает либо возможность параллельной разработки рабочей и проектной документаций, либо очерёдность, в которой проектная всегда предшествует рабочей документации. Последнее требование обусловлено логикой процесса и техническими причинами.

В итоге при упразднении понятия стадийность в предыдущем нормативном значении, можно говорить о разных видах проектирования с учётом комбинирования видов документации:

1. Одностадийность при проектировании возникает при параллельной разработке рабочей и проектной документаций.
2. Двустадийность возникает при поочерёдной разработке сначала проектной, а затем рабочей документаций.
3. Трёхстадийность возможна при необходимости разработки предпроектного предложения, за которым идут уже проектная и рабочая документации. Применяется такая форма на объектах 5-4 категории сложности, а также для тех объектов 3-й категории, которые не имеют достаточного перечня исходно-разрешительной документации и выполняются по индивидуальным проектам.

Подобное понимание стадийности отличается от принятого некогда понимания, где одностадийный процесс представлял РП – рабочий проект, совмещающий утверждаемую часть рабочего проекта и прилагаемую рабочую документацию. Двустадийность в прежнем понимании представляла собой последовательное сочетание первой стадии «ТЭО» и второй стадии «Рабочая документация», имея общее название «Проект».

Помимо этого, в упомянутом письме Минрегионразвития N 19088-СК/08 (относящемся к июню 2009 года) отменяется применение СНиП 11-01-95, прежде регламентировавшего состав и порядок разработки строительной документации, а также СП 11-101-95 – прежде действующий состав обоснования строительных инвестиций. Дальнейшие пояснения проясняют ещё два важных момента:

1. Стоимость проектных работ. Её определение носит рекомендательный характер, причём на долю рабочей документации приходится 60% общего объёма стоимости, а на долю проектной – 40%. Базовая цена рассчитывается на основании цен проектных работ, приведённых в справочниках. Подвижность этого параметра подчёркивается упоминанием специфики различных объектов строительства, которая учитывается при договорённости заказчика работ и исполнителя документации на строительство. Кроме этого, учитывается и степень соотносимой разработки видов документации – полноты проектной и рабочей документации в строительстве.
   
   Суммарный процент тоже может быть скорректирован договорённостью заказчика и проектировщика-исполнителя, если работа производится в рамках одностадийного процесса – путём одновременной подготовки проектной и рабочей документаций в полном или частичном виде. Такой формат предусматривается заданием на проектирование и зависит от специфических параметров архитектурного, конструктивного, технического, технологического характеров. Играет роль и степень детализации.
2. Государственная экспертиза. Проектная документация подпадает под действие положений Постановления № 145, согласно которому заказчик обязан подготовить и отдать на госэкспертизу соответствующий пакет документов. Рабочая документация вместе с проектной в полном объёме общим пакетом может быть передана на госэкспертизу по решению и инициативе заказчика, а также с согласия экспертной организации, если разработка пакетов этих стадий ведётся одновременно.

Цены на госэкспертизу в этом случае рекомендуется назначать от базовой стоимости создания пакета проектной документации и/или рабочей (если она проходила экспертизу) при соблюдении следующих условий:

• плата не превышает величину максимальной начальной цены конкурса, проводимого заказчиком на выполнение этих работ,
• речь идёт о нежилых объектах капитального строительства или результатах изысканий инженерного характера.

Госэкспертиза последовательно проходит в несколько этапов после передачи заказчиком документов правительственному экспертному совету. После прохождения главгосэкспертизы, ряда министерств (ГО и ЧС, природных ресурсов, здравоохранения и др.) документы попадают на рассмотрение в федеральные экспертные исполнительные органы и к ведомственным экспертам. Результатом рассмотрения становится сводное заключение, которое проходит утверждение и в случае отсутствия замечаний, остаётся у заказчика, а в случае наличия – отправляется на доработку в проектную организацию.

С сентября 2016 г госэкспертиза документации, осуществляемая при строительстве финансируемых (даже частично) из федерального бюджета объектов, перешла в электронный вид.В Постановление № 145 на этот счёт были внесены соответствующие изменения. С 2017 года этот подход начал применяться в отношении региональных экспертиз за исключения случаев ограничения доступа к инженерно-проектным сведениям. Выдача заключения, соответственно, тожепереводится в электронный вид.

Таким образом, застройщику и проектной организации остаётся достаточно большой простор для корректировок процесса под конкретные особенности строительства того или иного объекта.

Исходные данные проектирования

Градостроительный кодекс России регламентирует общий состав пакета проектной документации, который уточняется Постановлением № 87 для объектов как производственного, так и не производственного назначения (исключая линейные объекты). Он состоит из:

1. Пояснительной записки.
2. Схемы земельного участка.
3. Раздела архитектурных решений.
4. Конструктивных решений (в этом же разделе размещаются объёмно-планировочные параметры).
5. Информации об инженерном и техническом обеспечении в части оборудования, сетей, мероприятий, технологических решений. Каждому инженерному решению в этом разделе отведён свой подраздел, описывающий системы газо-, тепло-, водо-, электроснабжения, вентиляции (кондиционирования), сетей связи и др.
6. Проектирования организации строительной деятельности.
7. Проектирования организации демонтажных работ.
8. Плана экозащитных мероприятий по сохранению окружающей среды.
9. Плана обеспечения пожарной безопасности.
10. Мероприятий, направленных на комфортный доступ и перемещение людей с ограниченными физическими возможностями.
11. Строительной сметы.
12. Другой документации.

При этом в части рабочей документации ориентироваться, в первую очередь, следует на СПДС-стандарты и требования заказчика, касающиеся конкретного объекта и детализации.

Застройщик должен (в соответствии с ст. 48 шестого пункта Градостроительного кодекса) передать исполнителю проекта (проектной организации) следующие исходные данные:

• в части информации о выделенной земле – Градостроительный план участка.
• в части экологических, геодезических, геологических изысканий – сводный пакет таких инженерных исследований,
• в части технического обеспечения – техусловия на подключение к инженерным сетям.

Фактически к этому исходному пакету почти всегда прилагаются:

• Письмо от Комитета госконтроля по охране памятников с разрешением на ведение строительной деятельности, если объект должен разместиться в зоне охраны исторически ценных недвижимых памятников.
• Требования в части мероприятий ЧС и ГО по инженерно-техническим параметрам.
• Заключение уполномоченных органов о результате обследования конструкций и фундаментов (такие обследования проводятся на окружающей застройке в случае стеснённых строительных условий и в случае проведения реконструкции на объекте).
• Обмерные чертежи (тоже для реконструируемых объектов).
• Инвентарные планы по этажам окружающей объект застройки.
• Для проектов со специтехнологиями – утверждённое техзадание.
• Утверждённое задание на проектирование в целом.

По договорённости с заказчиком для проведения специфических проектных работ исходный список может быть расширен.

ГОСТ Р 21.1101-2013 как система основных требований к рабочей документации

Этот стандарт пришёл на смену ГОСТу Р-21.1101-2009, реализовав требования Градостроительного кодекса и объединив в единую систему актуальные стандарты ведения документации. В части основной терминологии, относящейся к теме рабочей документации, стандарт даёт следующие базовые определения:

• Основным комплектом рабочей документации здесь называется совокупность основных комплектов рабочих чертежей. Эти чертежи дополняются ссылочными документами и приложениями.
• Основным комплектом рабочих чертежей, в свою очередь, называется документы, представленные в графическом виде, которые содержат достаточную для осуществления работ информацию. Комплект складывается из различных чертежей и схем, описывающих строительную или монтажную работу какого-то определённого вида. Такой вид работ в стандарте называется «маркой».
• «Марка» – это своеобразный шифр работ – буквенный (часто в виде аббревиатуры по первым буквам словосочетания) или буквенно-цифровой код (индекс), которым обозначается определённый вид работ в документации. С её помощью работы маркируются в рабочих чертежах.

Кроме того, марки могут указывать на конструктивные особенности строительных элементов, отличая одни от других.

Марки и шифры

В данном стандарте марки основных комплектов рабочих чертежей собраны в приложении Б (таблица Б1). Но каждый из этих комплектов может быть дополнительно разделён на несколько «подкомплектов» с сохранением той же маркировки, но с добавлением числового значения (порядкового номера). Кроме того, допускается (при необходимости) назначение дополнительных марок, и даны рекомендации по их формированию. Так рекомендуется:

• составлять марку не более чем из 3-х прописных букв, ориентируя их на начальные буквы наименования,
• использовать буквы русского алфавита,
• при необходимости, выбирать буквы латинского алфавита на основе правил, закреплённых в стандарте организации, и/или цифровые коды.

Всего в упомянутой таблице приведено 39 действующих марок для 42 наименований комплектов, включая объединённые наименования. Но при демонстрации различными проектными организациями своего расширенного списка, в нём насчитывается 50 и более применяемых наименований и маркировочных соответствий. Например, «Смета на строительство» и «Мониторинг цен строительных материалов» проходят под одной маркой с разным числовым кодом: СД1 и СД2 соответственно. Однако в зависимости от проектной специфики этот список может быть ещё более расширен. Например, при присвоении марок систем автоматизации технологических процессов – основной маркой стала АТХ (по первым буквам в наименовании процесса), а включённые процессы стали обозначаться марками с начальной литерой «А» («автоматизация»):

• АПУ – для систем пылеудаления,
• АОВ – для систем отопления-вентиляции,
• АВК – для систем водоснабжения-канализации,
• АНВ – для наружных систем водоснабжения,
• АНВК – для наружных систем водоснабжения-канализации и т.д.

Кроме марок в приложении Б, стандарт рекомендует применение шифров для прилагаемых к основной документации документам. Эти шифры тоже складываются из букв русского алфавита, но при необходимости можно использовать и латинский. Так, шифр «С» в прилагаемых документах используется для спецификаций, шифр «Н» – для эскизов нетиповых изделий, «И» — для чертежа изделия, «ОЛ» – для опросных листов, «ЛС» – для локальной сметы.

Для «Расчётов» в перечне прилагаемых документов тоже предусмотрен шифр «РР», но расчёты чаще не входят в состав рабочей документации. Исключение здесь составляют случаи, когда включение расчётов в состав оговаривается в договоре.

Рабочие чертежи: общие данные

В состав основного комплекта входят общие данные, чертежи и схемы. Каждому отдельному основному комплекту присваивается обозначение, которое складывается из двух частей:

1. Базовой (основной) части, представляющей принятую в организации систему обозначений. Им может быть код строительного объекта, номер договора, номер по генплану.
2. Соответствующей марки основного комплекта.

В таком виде обозначение выглядит следующим образом: 1234-56-ТР. Если же основной комплект делится на несколько документов, то к обозначению добавляется цифровое значение – порядковый номер: 1234-56-ТР.1, 1234-56-ТР.2. Причём под первым номером в этом случае всегда идут общие данные по этим рабочим чертежам.

В рабочих чертежах допустимо ссылаться на документы, содержание которых представляет собой чертежи типовых конструкций или узлов. Но сами эти документы к рабочей документации не относятся и без специальной договорённости не должны прилагаться вместе с передаваемым заказчику пакетом. То есть, стандарты с чертежами и чертежи типовых изделий не передаются в пакете документов. Исключение здесь составляют случаи, когда передача этих документов оговаривается в отдельном договоре.

Общие данные по передаваемым рабочим чертежам выносятся на первый лист каждого основного комплекта. К общим данным относятся:

• Ведомости:
  • рабочих чертежей основного комплекта (форма 1) – перечень листов основного комплекта в последовательном перечислении,
  • спецификаций при нескольких схемах расположения в основном комплекте (форма 1),
  • ссылочных (отдельным разделом с указанием, помимо наименования стандарта, ещё и номера и серии выпуска чертежей типовых конструкций-изделий) и прилагаемых (отдельным разделом) документов (форма 2),
  • основных комплектов рабочих чертежей (форма 2) на листах общих данных какого-либо комплекта рабочих чертежей – в виде перечисления основных комплектов чертежей, которые входят в состав полного комплекта рабочей документации.
• Условные обозначения (из числа тех, что не установлены общепринятыми национальными стандартами, если они не были объяснены на других листах основного комплекта).
• Общие указания. Здесь приводят:
  • сведения о документах, ставших основанием для разработки пакета документов (например, задание на проектирование),
  • запись о соответствии заданию, техусловиям, требованию регламентов и стандартов,
  • перечень регламентов и документов с нормами, по которым принимаются и осуществляются технические решения,
  • абсолютную «условно нулевую» отметку (чаще для чертежей конструктивных и архитектурных решений),
  • результаты проверки на патентную чистоту и патентоспособность с номерами заявок и патентов на процессы, оборудование, изделия и т.д., задействованные впервые в проекте,
  • сведения о владельце интеллектуальной собственности,
  • эксплуатационные требования к объекту строительства,
  • перечень работ, влияющих на безопасность, если для них надо проводить подтверждаемые актом освидетельствования скрытых работ.

Пункты общих указаний нумеруются и записываются с новой строки каждый. Технические требования, размещённые на других листах, здесь не повторяются.

Упомянутая форма 1, по которой ведутся учёты рабочих чертежей основного комплекта и спецификаций, предполагает следующее заполнение:

• По графе «Лист» в части рабочих чертежей заносят порядковый номер листа, в части спецификаций – номер того листа основного комплекта рабочих чертежей, где размещена спецификация.
• По графе «Наименование» – названия изображений на основе наименований основной надписи листа и дублированные с чертежей наименования для спецификаций.
• По графе «Примечание» вписывают дополнительную информацию, которая касается, например, вносимых изменений.

Форма 2 отличается первой графой «Обозначение», где для основного комплекта рабочих чертежей указывается его обозначение и/или индекс выпустившей документ организации. Эта же графа формы 2 при заполнении ведомости ссылочных и прилагаемых документов содержит обозначения (индексы) соответствующих прилагаемых и ссылочных документов.

Образец формы 2.

Несмотря на указание размеров граф и колонок в иллюстрациях, допускается их изменение по усмотрению разработчика. Так же допустимо обусловленное необходимостью изменение количества колонок и граф.

Прилагаемые документы: состав

Согласно пункту 4.2.1 прилагаемые документы представляют собой часть состава рабочей документации, предназначенной для передачи заказчику. В их число входят:

• Рабочая документация для строительных изделий – то есть, для таких, которые применяются как элемент сооружения или его конструкции, где конструкция – это тоже часть здания, отвечающая за несущую, ограждающую или эстетическую функцию.
• Эскизы общего вида (чертежи) нетиповых изделий (по ГОСТу-21.114). Точное название документа: «Эскизный чертёж общего вида нетипового изделия». Его содержанием становится информационные материалы, которые понадобятся для разработки конструкторской документации:
  • упрощённое изображение монтажного блока, устройства, системы, инженерно-технической конструкции (внутренней и наружной) или другого конструктивного изделия, которое, в большинстве случаев, впервые изготовлено на месте проведения монтажных работ,
  • основные параметры исходной конструкции,
  • технические требования (по техзаданию).
• Спецификации. Согласно определению, принятому в этом же стандарте, сюда относятся такие текстовые документы по проекту, которые определяют состав необходимых для подготовки и проведения строительства материалов, оборудования и изделий. Выполняются они по ГОСТу-21.110.
• Опросные листы. И в этом же пункте упоминаются габаритные чертежи. Они изготавливаются на основе данных поставщиков оборудования (изготовителей).
• Локальная смета.

Задание на проектирование перечисленный состав прилагаемых документов может корректировать и уточнять. Этот пакет передаётся вместе с основным комплектом чертежей. При этом каждый документ шифруется (шифр ставится через точку после обозначения основного комплекта: 1234-56-ТР.С). Здесь «С» означает «Спецификации», а полное перечисление шифров представлено в ГОСТе – в таблице В1, а в данной статье – выше, в разделе «Марки и шифры».

Спецификации на чертежах

Спецификации к чертежам составляются по форме 7 обязательного приложения под литерой «К» данного стандарта, а в случае выполнения чертежей групповым методом (групповая спецификация) – по форме 8.

Чаще всего их размещают на листе чертежей там, где помещены планы установок и расположения оборудования, схемы. Но допустимо выполнять спецификацию и на отдельных, последующих, листах чертежей.

Отдельный информационный уровень рекомендован для спецификаций в электронных моделях (в её рабочем пространстве), согласно ГОСТам-2.052, а для строительных изделий спецификации составляются по ГОСТам-21.501.

Рабочие чертежи: основные требования

В практике проектирования требования к рабочим чертежам предполагают сохранение некоего баланса между «раздуванием» их объёма и информативностью. С одной стороны, в чертежах должно быть достаточно информации, чтобы осуществить строительный и монтажный процесс в полном объёме. С другой стороны, чертежи должны обходиться без повторений, излишней детализации и не должны включать информацию, которая будет избыточной для строительства. Исходя из этого, принято считать, что рабочая документация в части рабочих чертежей должна быть представлена в минимальном и достаточном объёме. Этому же способствует критерий логической целесообразности составления пакета документов и их учёта.

Так, для избавления от дублирования и путаницы каждому документу присваивается свой номер, а ссылки на стандарты и техусловия должны соответствовать ряду требований. Например:

• ссылки должны вести на весь регламентирующий документ или его раздел, а не на отдельный его пункт,
• стандарты должны полностью определять требования для соответствующего элемента рабочих чертежей,
• условные обозначения, упрощённые изображения, которые устанавливаются стандартами, не разъясняются на чертежах (за исключением предусмотренных указаний номера стандарта и случаев, когда использованные условные обозначения не предусмотрены в стандартах),
• размеры условных обозначений должны быть ясными, наглядными и стандартизированными для всей документации,
• для выполнения графических документов по умолчанию применяют чёрный цвет, но некоторые элементы и их обозначения допустимо делать другими цветами (для условных обозначений цвет указан в соответствующих стандартах, но если каких-то из них нет, их указывают на чертежах),
• рекомендованные шрифты: Arial, Times New Roman.

Все указанные требования логически вытекают из требований удобства и информативности.

Сейчас документация чаще всего и выполняется автоматизированным способом в бумажной форме с дублированием в электронном виде (ДЭ – документ электронный). Такие документы, если они представляют один вид и наименование, являются взаимозаменяемыми и равноправными, за что отвечает разработчик. И электронные чертежи в 2D, и бумажные чертежи могут основываться на электронной модели здания (3D).

Рабочим чертежам в зависимости от сложности и количества информации выбирают оптимальный масштаб согласно ГОСТу-2.302. Масштабы изображений не указываются на чертежах, исключая случаи, которые предусмотрены стандартами СПДС. При таких исключениях масштабы берут в круглые скобки и ставят сразу за изображением, что оговорено ГОСТом-2.316.

Форма представления пакета документов определяется разработчиком документации и согласовывается с заказчиком. Причём, в составе рабочей документации допустимы различные формы представления.

Текстовые документы

Тексты в рабочей документации тоже подчинены принципам доступности и удобства, что предполагает стандартизацию и оптимальный формат записи (например, техусловия и расчёты делаются сплошным текстом, а текст ведомостей, таблиц, спецификаций – разбиваются на графы). Каждый лист текстовых документов, чаще всего, берётся в рамку, содержит основную надпись и дополняющие её графы.

Без них разрешается выполнять текстовые документы, в которых содержится, главным образом, сплошной текст (включая разделы и подразделы). Но в этом случае придерживаются ряда условий:

• Первый лист содержит список исполнителей с должностями ФИО, инициалами проектировщиков, участвующих не только в разработке, но и в контроле и согласовании. Здесь же должно оставаться место для подписи и даты.
• Второй лист содержит оглавление с номерами и названиями разделов (подразделов), приложений. При необходимости, его расширяют и на следующие листы.
• Обозначение документа указывается в верхнем колонтитуле с левой стороны, если документация напечатана в одностороннем варианте. Если документы двусторонние (вариант двусторонней печати), то обозначение размещается для чётных страниц – справа в углу, для нечётных – слева в верхнем углу.
• Логотип и наименование подготовившей документ организации, наименование документа, а также номер листа размещаются в нижнем колонтитуле справа или слева тоже в зависимости от варианта печати (двусторонней, односторонней) по тому же принципу.

Для текстов в рабочей документации есть ряд требований, которые продиктованы логикой составления любого документа, представленного с целью быть понятым всеми заинтересованными лицами одинаково. Среди них – следующие:

• В части содержания, текст документа не должен допускать различных толкований. Поэтому используются закреплённые нормативными документами термины, а перечень научно-технических терминов указывается в содержании документа. Кроме того, не применяются близкие по смыслу слова, иностранные синонимы и не допускается применения разных вариантов термина для одного и того же понятия.
• В части формы, слова (глаголы), в случае описания обязательных требований, применяются однозначные: «следует», «должен» и др. Не допускаются сокращения, если они не установлены орфографическими правилами. Также не используются символы, которые могут быть поняты двояко (например, для обозначения знака «-» используется слово «минус» и т.д.).

В соответствии к требованиям к текстовой документации оформляются и расчёты технологических и конструктивных решений, которые, однако, в рабочую документацию не входят, представляя собой обязательный подготовительный элемент проектной стадии.

Рабочая документация: специфика внесения изменений

В ходе создания проектной документации может потребоваться внесение в неё изменений. Такие правки тоже регламентируются стандартом. Это может быть и внутренний стандарт организации, но он всё равно не должен противоречить ГОСТу, поэтому и в этом случае он разрабатывается на основе положений соответствующего раздела СПДС.

Изменением ранее переданного заказчику документа считается любое исправление (в том числе – добавления и исключения), если не меняются обозначения этого документа. Но обозначение данным стандартом разрешено менять, только если разным документам одинаковые обозначения присвоены по ошибке (или была сделана ошибка в обозначении). В противном случае необходимо выпустить новый документ, у которого будет новое обозначение. Изменение в одном документе влечёт за собой обязательные изменения во всех связанных с ним документах с применением тех же правил.

Вносятся изменения в подлинник документа, а информацию об этом вписывают в основной надписи бумажных документов (и/или в таблице регистраций таких изменений), в реквизитной части электронных документов, в учётных документах и ведомостях (в графе «Примечание»).

Разрешение на изменение тоже оформляется по форме 9 на бумажном документе (подлинники потом перемещаются в архив организации) или в электронном виде. Такое разрешение утверждается руководителем организации, занимающейся разработкой документации.

Для каждого документа практикуют вынесение отдельного решение об изменении, но допустимо выносить и единое разрешение на изменения в нескольких документах в том случае, если изменения однотипны и взаимосвязаны во всех упоминаемых в разрешении документах. Также одним общим разрешением вносятся изменения в основной комплект рабочих чертежей, которые оформлены отдельными документами, и в документы проектной документации.

При изменениях электронных форм документации разрешение можно не оформлять при условии, что ведётся учёт версий документа (в САПР и СЭД) и подконтрольна доступность документа.

Изменения нумеруются, но все изменения, которые происходят на основании одного разрешения, идут под одним порядковым номером. В электронном виде изменение индексируется со статусом новой версии документа.

В бумажных версиях изменения могут производиться различными способами, начиная с зачёркивания и подчистки и заканчивая заменой, добавлением или исключением листов. Делать это можно как от руки, так и в автоматизированном виде. Важно, чтобы при этом было учтено физическое состояние подлинника и чтобы можно было потом способами репрографии изготовить качественные копии. В электронных документах при изменениях выпускают новую версию документа.

Автоматизированный способ внесения изменения предполагает изготовление нового подлинника. Это же происходит, если для рукописных изменений недостаточно места или можно нарушить чёткость изображения во время исправления. При замене одного листа подлинника на нём сохраняется инвентарный номер подлинника, но при замене всех листов, подлиннику присваивается новый номер. Сметная документация при внесении изменений происходит автоматизированным способом, при этом заменяется весь документ.

• В текстовых документах в случае добавления нового листа ему можно присваивать порядковый номер предыдущего листа, но с добавлением арабской цифры или строчной русской буквы (например, 5.6 или 5е). Аналогичная методика с добавлением буквы применяется в текстовых документах, которые содержат, главным образом, сплошной текст, если добавляется новый пункт. Но если пункт исключается, то порядковые номера последующих пунктов сохраняются.
• В изображениях изменяемые части обводятся замкнутой сплошной линией и перечёркиваются крест-накрест такими же тонкими сплошными линиями.

Если рядом с заменяемым участком изображения размещают новый, то они соединяются выносками (тонкими выносящими информацию линиями), а номер изменения обозначается в параллелограмме.

В отношении строительной рабочей документации существуют и другие правила более специфического характера, регламентирующие порядок указания координационных осей, нанесение уклонов или разрезов и сечений. Поскольку каждый нюанс отражается на качестве проектирования в части рабочей документации, при подготовке пакета документов при строительстве и монтаже целесообразно обращаться к нормативам и стандартам напрямую.

Трафареты СПДС — My stencils

Данный архив предназначен, для создания многостраничных документов оформленных в соответствии с требованиям Системы проектной документации для строительства (СПДС). Может быть полезен широкому кругу пользователей: студентам, инженерам, техническим писателям.

​Ссылка на скачивание​​

Архив содержит ряд фигур содержащихся в наборах ГОСТ Р 21.1101-2013, ГОСТ 21.110-2013, ГОСТ 21.501-2011 и ГОСТ 21.608-2014.

Состав трафарета ГОСТ Р 21.1101-2013

* — Данная фигура относится ГОСТ 21.110-95 «Система проектной документации для строительства (СПДС). Правила выполнения спецификации оборудования, изделий и материалов».

Этот набор элементов является основным в данном архиве. Он предоставляет возможность добавлять в документ единообразное оформление и использовать в документе поля.

Состав трафарета ГОСТ 21.501-2011

Состав трафарета ГОСТ Р 21.608-2014

В состав данного набора относятся фигуры имитирующие ряд форм из ГОСТ Р 21.1101-2013 (Формы 1, 2, 3, 5, 6, 7, 12, 13 и 14), спецификацию по ГОСТ 21.110-2013 (Форма 1).

Мастер «Титул_обложка»

Внешний вид мастера (Приложение Н. Форма 12 или 13) зависит от того на каком листе по порядку документа он вставлен. На первом листе вид будет соответствовать обложке (форма 12), на втором титульному листу (форма 13).

На верхней границе фигуры есть желтая точка с помощью, которой можно регулировать ширину поля для размещения логотипа.

Рис. 1. Изменение текстовых полей на обложке/титульном листе.

На левой стороне фигуры расположен ряд аналогичных точек, для регулировки местоположения текстовых полей на титульном листе/обложке.

Рис. 2. Добавление/скрытие согласующих подписей.

На листе Обложка, возможно изменить видимость надписей для согласующих лиц. Для этого нужно выделить фигуру, щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать пункт меню «Показать подписи».

Мастер «Рамка»

Изменить внешний вид данной фигуры (Приложение Ж, формы 3, 5 и 6) можно выделив ее и щелкнув правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Окно свойств».

Рис. 3. Изменение внешнего вида основной надписи.

В выпадающем списке можно задать форму основной надписи используемой в рамке (см. верхнее поле на форме).

Во второй строке на форме можно задать обозначение и наименование раздела, которое будет отображаться в форме. В данном случае используются названия и обозначения, применяемые в отрасли связи.

Фамилии в строках Разработал, Проверил, ГИП, Н.контроль, Утвердил и даты в них по умолчанию соответствуют значениям общим для всего документа. При необходимости эти значения можно изменить, предварительно выделив строку, щелкнуть правой кнопкой мыши выбрать самый верхний пункт в контекстном меню Изменить.

Рис. 4. Изменение фамилий и дат в основной надписи.

Фамилии выбираются из выпадающего списка, который можно увидеть щелкнув мышью по треугольнику с правой стороны. Также возможна навигация с помощью клавиш Вверх/Вниз на клавиатуре.

Дату можно выбрать из выпадающего календаря.

Если поля содержащих фамилию и дату оставить пустыми (длина текста составляет 0 символов), то текст в данной строке будет скрыт.

Мастер «Спецификация»

Этот мастер я задумал по причине того, что мне не нравилось как выглядит спецификация вставленная в Visio из Excel. Чтоб воспользоваться этим инструментом, нужно предварительно перенести свою спецификацию в Excel в файл спецификация.xls из архива. В этом файле подобраны высоты строк для отображения на первой странице 25 строк (случай на странице применяется Форма №3), на всех последующих страницах должно отражаться по 30 строк (случай на странице применяется Форма №6). Если вы применяете на странице Форму №5 ,то на странице должно умещаться 27 строк.Ширина столбцов также приближена к тому как это будет выглядеть на листе Visio.Есть два способа заполнения таблицы:

1. Предварительно скопировать нужное вам количество строк в Excel-евской таблице и вытащить мастер на лист. При этом появится вопрос окно диалога Paste special: из представленных вариантов необходимо выбрать Unformatted text или Unformatted Unicode text и нажать Ok.

При копировании нужно ОБЯЗАТЕЛЬНО скопировать первый пустой столбец А

Для навигации по тексту пользуемся комбинацией Ctrl и стрелок навигации ←, ↑, ↓ и →.

(см. образец файла в формате Excel в данном архиве).

Ctrl+→ -Вправо

Ctrl+← -Влево

Ctrl+↑ — К началу предыдущей строки

Ctrl+↓ — К началу следущей строки

2. Редактировать текст можно уже во вставленном мастере. Для этого можно нажать F2 или два раза щелкнуть мышью на таблице спецификации.

Заполняем содержимое «ячейки» таблицы, для перехода к «ячейке» в следующем столбце нажать клавишу Tab на клавиатуре. Для перевода курсора для ввода текста на следующей строке нажимаем кнопку Enter.

Табличные формы

Общая информация

К таким формам в данном комплекте относятся фигуры из наборов элементов ГОСТ Р 21.1101-2013 (формы 1, 2, 7 и 14), ГОСТ 21.501-2011 (формы 2-8) и ГОСТ Р 21.608-2014 (формы 1-3, 6).

Все фигуры имеют специальное форматирование:

• с расстановкой табуляции текстовых полей (см. специальные символы над линейкой при редактировании блока текста) в соответсвующих столбцах таблицы;

• межстрочное расстояние 8 мм.

Заполнение табличных форм производится по аналогии с заполнением фигуры Спецификация (см. описание выше).

Рис. 5. Редактирование текста в табличной форме.

Аналогично возможна вставка скопированных значений из Excel, по аналогии с фигурой Спецификация из набора элементов ГОСТ Р 21.1101-2013. Для вызова контекстного меню Специальная вставка выделите табличную фигуру и щелкните правой кнопкой мыши. Выберите верхний пункт появившегося контекстного меню.

Дополнительные возможности

Некоторые их табличных фигур обладают особым поведением:

1. Позволяют изменять «высоту строки» табличной фигуры, потнув за контрол (желтую точку с правой стороны фигуры).

Встречается в фигурах Форма 3 и Форма 6 (ГОСТ 21.501-2011. Приложение А)

Для удобства подбора высоты кратной 8 мм, можно временно переключить размер сетки страницы на значение 8 мм. Для этого при выделенной табличной фигуре щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Установить сетку 8 мм.

Переместив табличную фигуру так, чтобы нижняя часть шапки таблицы располагалась ровно на линии сетки. Полученную высоту строки можно увидеть задержав мышь над контролом на несколько секунд после перемещения.

Рис. 6. Изменение высоты «строки»

После установки желаемой «высоты строки», можно вернуть параметры сетки в исходное положение через команду Восстановить сетку в контекстном меню.

1. Изменять «ширину столбцов» таблицы, потнув за контрол (желтую точку в нижней части «шапки таблицы» фигуры).

Встречается в фигурах Форма 3 и Форма 6 (ГОСТ 21.608-2014)

Рис. 7. Изменение ширины столбцов

Полученную ширину столбца можно увидеть задержав мышь над контролом на несколько секунд после перемещения.

Обновление от 11.10.2020 — на листах формата А4 с альбомной ориентацией расположение основной надписи соответствует рисунку И.2.

Рис. 8. Добавлена возможность установки основой надписи согласно рисунку И.2.

Обновление от 30.06.2020 — появилась возможность изменять используемый шрифт и добавлять наклонное начертание.

Рис. 9. Изменение применяемого шрифта и установку курсива.

​

ППР — Проект Производства Работ :: Нормативные материалы :: ГОСТ — Государственные Стандарты :: СПДС

 |   |   |   |   |   |   |   |   |   |   |   |   |   |   |   |   |   |  СПДС  |   |   |   |   |   |   |   |   | 


 
 
4.2.19.1. ГОСТ 3.1130-93 (2001) Общие требования к формам и бланкам документов.
 
4.2.19.2. ГОСТ 21.001-93 (2006) СПДС. Общие положения. 
 
4.2.19.3. ГОСТ 21.002-81 (2005) СПДС. Нормоконтроль проектно-сметной документации. 
 
4.2.19.4. ГОСТ 21.101-97 СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации (взамен ГОСТ Р 21.1101-92) .
 
4.2.19.5. ГОСТ 21.110-95 (2003) СПДС. Правила выполнения спецификации оборудования, изделий и материалов.
 
4.2.19.6. ГОСТ 21.112-87 (2003) СПДС. Подъемно-транспортное оборудование. Условные обозначения.
 
4.2.19.7. ГОСТ 21.113-88 (2003) СПДС. Обозначения характеристик точности.
 
4.2.19.8. ГОСТ 21.114-95 (2002) СПДС. Правила выполнения эскизных чертежей общих видов нетиповых изделий.
 
4.2.19.9. ГОСТ 21.203-78 (2002) СПДС. Правила учета и хранения подлинников проектной документации.
 
4.2.19.10. ГОСТ 21.204-93 (2003) СПДС. Условные графические обозначения и изображения элементов, генеральных планов и сооружений транспорта (взамен ГОСТ 21.108-78).
 
4.2.19.11. ГОСТ 21.205-93 (2003) СПДС. Условные обозначения элементов санитарно-технических систем.
 
4.2.19.12. ГОСТ 21.206-93 (2002) СПДС. Условные обозначения трубопроводов.
 
4.2.19.13. ГОСТ 21.302-96 СПДС. Условные графические обозначения в документации по инженерно-геологическим изысканиям.
 
4.2.19.14. ГОСТ 21.401-88 (2001) СПДС. Технология производства. Основные требования к рабочим чертежам.
 
4.2.19.15. ГОСТ 21.402-83 СПДС. Антикоррозийная защита технологических аппаратов, газоходов и трубопроводов. Рабочие чертежи.
 
4.2.19.16. ГОСТ 21.403-80 СПДС. Обозначения условные графические в схемах. Оборудование энергетическое.
 
4.2.19.17. ГОСТ 21.404-85 (2003) СПДС. Автоматизация технологических процессов. Обозначения условные приборов и средств автоматизации в схемах.
 
4.2.19.18. ГОСТ 21.405-93 (1995) СПДС. Правила выполнения рабочей документации тепловой изоляции оборудования и трубопроводов.
 
4.2.19.19. ГОСТ 21.406-88 (2002) СПДС. Проводные средства связи. Обозначения условные графические на схемах и планах.
 
4.2.19.20. ГОСТ 21.408-93 СПДС. Правила выполнения рабочей документации автоматизации технологических процессов (взамен РТМ 36.22.7-92).
 
4.2.19.21. ГОСТ 21.501-93 (2002) СПДС. Правила выполнения архитектурно-строительных рабочих чертежей (взамен ГОСТ 21.107-78, ГОСТ 21.501-80, ГОСТ 21.502-78, ГОСТ 21.503-80, ГОСТ Р 21.1501-92).
 
4.2.19.22. ГОСТ 21.507-81 (1987) СПДС. Интерьеры. Рабочие чертежи.
 
4.2.19.23. ГОСТ 21.508-93 (1995) СПДС. Правила выполнения рабочей документации генеральных планов предприятий, сооружений и жилищно-гражданских объектов.
 
4.2.19.24. ГОСТ 21.513-83 СПДС. Антикоррозионная защита конструкций зданий и сооружений. Рабочие чертежи.
 
4.2.19.25. ГОСТ 21.601-79 (2002) СПДС. Водопровод и канализация. Рабочие чертежи.
 
4.2.19.26. ГОСТ 21.602-2003 СПДС. Правила выполнения рабочей документации отопления, вентиляции и кондиционирования.
 
4.2.19.27. ГОСТ 21.604-82 (2003) СПДС. Водоснабжение и канализация. Наружные сети. Рабочие чертежи.
 
4.2.19.28. ГОСТ 21.605-82 (1997) СПДС. Сети тепловые (тепломеханическая часть). Рабочие чертежи (СТ СЭВ 5676-86) 60.00 добавить в корзину 
 
4.2.19.29. ГОСТ 21.606-95 (2003) СПДС. Правила выполнения рабочей документации тепломеханических решений котельных.
 
4.2.19.30. ГОСТ 21.607-82 (2002) СПДС. Электрическое освещение территории промышленных предприятий. Рабочие чертежи.

4.2.19.31. ГОСТ 21.608-84 (2002) СПДС. Внутреннее электрическое освещение. Рабочие чертежи.
 
4.2.19.32. ГОСТ 21.609-83 (2003) СПДС. Газоснабжение. Внутренние устройства.
 
4.2.19.33. ГОСТ 21.610-85 (2003) СПДС. Газоснабжение. Наружные газопроводы. Рабочие чертежи.
 
4.2.19.34. ГОСТ 21.611-85 СПДС. Централизованное управление энергоснабжением. Условные графические и буквенные обозначения вида и содержания информации.
 
4.2.19.35. ГОСТ 21.613-88 (2002) СПДС. Силовое электрооборудование. Рабочие чертежи.

4.2.19.36. ГОСТ 21.614-88 (2002) СПДС. Изображения условные графические электрооборудования и проводок на планах.
 
4.2.19.37. ГОСТ 21.615-88 СПДС. Правила выполнения чертежей гидротехнических сооружений (СТ СЭВ 6071-87).
 
4.2.19.38. ГОСТ Р 21.1207-97 СПДС. Условные графические обозначения на чертежах автомобильных дорог.
 
4.2.19.39. ГОСТ Р 21.1701-97 СПДС. Правила выполнения рабочей документации автомобильных дорог.
 
4.2.19.40. ГОСТ Р 21.1702-96 СПДС. Правила выполнения рабочей документации железнодорожных путей.
 
4.2.19.41. ГОСТ Р 21.1703-2000 СПДС. Правила выполнения рабочей документации проводных средств связи (взамен ГОСТ 21.603-80).
 
4.2.19.42. ГОСТ Р 21.1709-2001 Правила выполнения рабочей документации линейных сооружений гидромелиоративных систем (взамен ГОСТ 21.616-88).
 
4.2.19.43. ГОСТ Р 51872-2002 Документация исполнительная геодезическая. Правила выполнения.

Перечень документов, которые должны находиться на автотранспортном средстве при осуществлении международных перевозок и предъявляются в соответствующих случаях для проверки

Свидетельство о регистрации транспортного средства.

3. Свидетельство о страховании гражданской ответственности владельца транспортного средства*.

________________

* До введения страхования гражданской ответственности в Российской Федерации проверяется только на пунктах пропуска через Госграницу с отметкой об отсутствии в журнале контроля.

Российские перевозчики кроме перечисленных документов должны иметь путевой лист и лицензионную карточку.

4. Наличие (ведение) регистрационных листков (тахограмм).

5. Разрешение на проезд автотранспортного средства по территории иностранного государства (российское, иностранное разрешение) или разрешение ЕКМТ (многостороннее), либо специальное разрешение (российское разрешение со специальной отметкой) на перевозку в/из 3-их стран.

См. также:

Постановление Правительства РФ от 16 февраля 2008 г. N 89 Об утверждении правил выдачи российских разрешений иностранным перевозчикам, а также иностранных и многосторонних разрешений российским перевозчикам

Постановление Правительства РФ от 26 июня 2008 г. N 480 Об утверждении Правил представления таможенным органам в пунктах пропуска через государственную границу Российской Федерации документов, необходимых для осуществления иных видов контроля помимо таможенного контроля

Постановление Правительства РФ от 26 июня 2008 г. N 481 Об утверждении Правил осуществления таможенными органами в пунктах пропуска через государственную границу Российской Федерации отдельных действий по транспортному контролю

При перевозке грузов

6. Товарно-транспортная накладная (CMR) в соответствии с требованиями Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ) и отгрузочные спецификации по каждому наименованию груза.

(К товарно-транспортной документации относятся (CMR) и все прилагаемые к ней документы: отгрузочная спецификация, фактура-спецификация, сертификат о качестве, карантинный и ветеринарный сертификаты или свидетельства. Эти документы составляются на русском языке и на одном из иностранных языков. Бланки всех товарно-транспортных документов должны быть изготовлены в типографии и заполняться на пишущей машинке. Они передаются перевозчику вместе с товарно-транспортной накладной.)

7. Свидетельство о допущении автотранспортного средства к перевозке скоропортящихся грузов (свидетельство СПС) в соответствии с Соглашением о перевозке скоропортящихся грузов, 1975 года.

8. Свидетельство о допущении автотранспортного средства к международной перевозке грузов под таможенными пломбами и печатями (конвенция МДП).

Дополнительно при перевозке опасных (особо опасных) грузов

9. Специальное разрешение на перевозку опасного (особо опасного) груза (в необходимых случаях) и маршрут перевозки опасного (особо опасного) груза.

10. Свидетельство о допуске водителя к перевозке опасного груза.

11. Свидетельство о допуске транспортного средства к перевозке опасного груза.

12. Аварийная карточка системы информации об опасности.

См. также Приказ Минтранса РФ от 17 апреля 2007 г. N 44 Об утверждении порядка выдачи специальных разрешений на осуществление международных автомобильных перевозок опасных грузов

Дополнительно при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных грузов

13. Специальное разрешение на перевозку крупногабаритных, тяжеловесных грузов. (Маршрут перевозки при необходимости указывается в спецразрешении).

14. Пропуск ГУ ГИБДД к специальному разрешению.

При регулярных пассажирских перевозках

15. Разрешение (согласование) договаривающихся сторон стран на открытие регулярного маршрута.

16. Тариф на перевозки.

17. Схема маршрута движения с остановочными пунктами.

18. Расписание движения на маршруте.

При нерегулярных пассажирских перевозках

19. Разрешение на проезд автотранспортного средства по территории иностранного государства, в том числе на следование транзитом через территорию страны, а также соответственно специальное разрешение (российское разрешение со специальной отметкой) на перевозку в/из третьих стран.

20. Список пассажиров при проезде без разрешения в случаях, предусмотренных в международных договорах Российской Федерации.

Приказ Минтранса РФ от 27.10.1998

Опубликован: Грузовое и легковое автохозяйство, № 6, 2000 год

Перечень документов, которые должны находиться на автотранспортном средстве при осуществлении международных перевозок и предъявляются в соответствующих случаях для проверки

Оцените статью:

Поделитесь с друзьями!

Вопросы и ответы: SPD, плановые документы и EOC — Caravus

Работодатели и спонсоры планов имеют множество документов, связанных с их планами медицинского страхования, для распространения среди сотрудников. Мы собрали вопросы и ответы по трем наиболее известным документам, а также по каждому из них, приведенному ниже.

Вопрос:

Вы можете уточнить разницу между СПД, плановыми документами и страховыми сертификатами? Нужно ли раздавать страховой сертификат каждому участнику, или он может быть «предоставлен только по запросу»?

Ответ:

Краткое описание плана (SPD) является основным средством информирования участников и бенефициаров об их плане и о том, как он работает.Он должен:

• Быть написанным для среднего участника и быть достаточно полным, чтобы информировать застрахованных лиц об их льготах, правах и обязанностях по плану; и
• Точно отразить содержание плана на дату не ранее, чем за 120 дней до даты раскрытия СПД.

SPD должны автоматически выдаваться участникам в течение 90 дней с момента их покрытия планом, а получателям пенсионных планов — в течение 90 дней после получения первого пособия.Однако у плана есть 120 дней после того, как он подпадет под действие Закона о пенсионном обеспечении сотрудников (ERISA), для распространения SPD. Обновленный SPD должен предоставляться каждые пять лет, если в информацию SPD вносятся изменения или вносятся поправки в план — в противном случае SPD должен предоставляться каждые 10 лет.

Документы плана — это все документы, относящиеся к плану, включая СПД. Администратор плана должен предоставить копии определенных документов по письменному запросу и иметь копии, доступные для изучения.Эти документы включают в себя последнюю обновленную версию SPD, последнюю форму 5500, трастовое соглашение и другие инструменты, в соответствии с которыми план создается или действует. Копии должны быть предоставлены не позднее, чем через 30 дней после письменного запроса. Администратор плана должен сделать копии доступными в своем главном офисе и в некоторых других местах.

Доказательство покрытия (EOC) — это дополнительная информация о плане, в которой подробно описывается покрытие на период действия плана. У каждой страховой компании будет буклет EOC, также называемый таблицей выплат.Эти документы часто называют страховыми полисами. Этот EOC / график льгот не соответствует требованиям SPD согласно ERISA. EOC объясняет, какие льготы для здоровья получают участники и их иждивенцы в рамках плана. В нем подробно описаны услуги, которые будут и не будут покрываться, а также действия, которые сотрудники должны предпринять, чтобы получить медицинские льготы, например, оплата доплаты, соблюдение франшизы или использование определенных поставщиков медицинских услуг. EOC также может относиться к сертификату или контракту, предоставленному участнику плана медицинского страхования, который содержит информацию о покрытии и других правах.

ERISA требует, чтобы спонсор плана (работодатель) предоставил SPD всем участникам плана. SPD может включать EOC перевозчика посредством ссылки, которая обычно обеспечивает достаточное описание преимуществ плана. Тем не менее, SPD также должен включать конкретное содержимое, такое как номер плана ERISA, идентификационный номер работодателя (EIN), метод финансирования плана и другую информацию, которая не может быть найдена в EOC оператора связи. Многие работодатели предпочитают оформлять SPD, объединяя все льготы в один документ вместо того, чтобы иметь отдельный документ для каждой линии покрытия.

В соответствии с Окончательными правилами Министерства труда, касающимися использования технологий электронной связи и ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников; Последнее правило, вы можете распространять страховые сертификаты и различные плановые документы, требуемые ERISA, в электронном виде через веб-сайт компании. Отдел позволяет электронное уведомление и рассылку документов по электронной почте, вложения к электронным письмам или путем размещения документов на веб-сайте компании. Однако простое размещение документов на веб-сайте компании само по себе не удовлетворяет требованиям ERISA по раскрытию информации.

Согласно ERISA, правила разрешают электронную доставку всех документов, которые должны быть предоставлены или предоставлены участникам и бенефициарам. Это включает в себя SPD, сводные годовые отчеты, индивидуальные отчеты о выгодах и информацию об инвестициях для счетов, ориентированных на участников. Эти правила ограничиваются раскрытием информации, которую планы должны предоставить участникам и бенефициарам в соответствии с ERISA.

Перед внедрением администратор плана должен уведомить всех участников и бенефициаров о наличии конкретного документа о раскрытии информации, отправив письменное или электронное уведомление, которое направляет их к документу на веб-сайте.

Требования к SPD — ErisaPros

Краткое описание плана, или SPD, является основным средством сообщения прав и обязанностей плана участникам и бенефициарам. Как следует из названия, это, как правило, краткое изложение существенных положений планового документа, понятное среднему участнику работодателя. Однако в контексте планов медицинского страхования и социального обеспечения нередко SPD представляет собой комбинацию полного описания условий плана, например сертификата покрытия, и требуемого языка раскрытия информации ERISA.

Примечание. Генеральный контракт страховой компании, Сертификат о покрытии или Краткое изложение льгот не являются планом плана или SPD.

УЗИ должно содержать всю следующую информацию:

• Название плана
• Имя и адрес спонсора плана / работодателя
• EIN спонсора плана
• Имя, адрес и номер телефона администратора плана
• Назначение любых поименованных доверенных лиц, если они не являются администратором плана, e.г., доверенность иска
• Номер плана для целей формы 5500 ERISA, например, 501, 502, 503 и т. Д. (Примечание — каждому плану ERISA должен быть присвоен уникальный номер).
• Тип плана или краткое описание льгот, например, пожизненное, медицинское, стоматологическое, инвалидность
• Дата окончания планового года для ведения финансовой отчетности плана (которая может отличаться от года страхового полиса)
• Имя, должность и адрес каждого доверительного управляющего основного места ведения бизнеса, если план имеет траст
• Имя и адрес агента плана для обслуживания судебного процесса, а также заявление о том, что обслуживание может быть предоставлено доверенному лицу или администратору плана.
• Тип управления планом, e.g., администрируется контрактом, страховщиком или спонсором
• Условия участия, например, классы правомочных сотрудников, период ожидания приема на работу и количество часов в неделю, а также дата вступления в силу, например, следующий день или первое число месяца, следующего за выполнением периода ожидания соответствия требованиям
• Каким образом возмещения страховщика (например, дивиденды, демутуализация и возврат средств на основе коэффициента медицинских убытков (MLR)) распределяются между участниками. Примечание: это важно для получения небольшого плана (
• Права и процедуры спонсора плана на внесение изменений и прекращения, а также что происходит с активами плана, если таковые имеются, в случае прекращения действия плана
• Краткое изложение любых положений плана, регулирующих льготы, права и обязанности участников в рамках плана при прекращении или изменении плана или отмене льгот
• Краткое изложение всех положений плана, регулирующих распределение и продажу активов после прекращения действия плана
• Процедуры рассмотрения претензий — могут быть представлены отдельно в Свидетельстве о покрытии, при условии, что SPD поясняет, что процедуры рассмотрения претензий предоставляются автоматически, бесплатно в отдельном документе (например,g., Свидетельство о покрытии), а также сроки подачи исков, если они предусмотрены планом
• Заявление, четко определяющее обстоятельства, которые могут привести к потере или отказу в выгодах (например, суброгация, координация выплат и зачет резервов)
• Стандарт рассмотрения решений о выплатах (Мы рекомендуем рассмотреть возможность предоставления администратору плана или уполномоченному фидуциару полного дискреционного права интерпретировать план и делать фактические определения.)
• Типовое заявление о правах участников ERISA
• Источники взносов в план, будь то взносы работодателя и / или работника, и метод их расчета
• Промежуточные СММ с момента принятия или последнего пересмотра СДПГ
• Тот факт, что работодатель является участвующим работодателем или членом контролируемой группы
• Поддерживается ли план в соответствии с одним или несколькими коллективными переговорами, и что копию соглашения можно получить по запросу
• Известное предложение помощи на неанглийском языке (в зависимости от количества участников, которые не владеют английским языком)
• Идентификационные данные страховщика (-ов), если есть
• Дополнительные требования для SPD Group Health Plan:
  • Подробное описание положений и исключений плана (e.g., доплаты, франшизы, совместное страхование, приемлемые расходы, положения поставщика сети, требования к предварительному разрешению и проверке использования, долларовые лимиты, дневные лимиты, лимиты посещений, а также степень покрытия новых лекарств, профилактического ухода, медицинских тестов и устройств ). Также должна быть предоставлена ​​ссылка на сетевых провайдеров. Границы плана, исключения и ограничения должны быть заметны.
  • Информация о COBRA, HIPAA и других федеральных нормах, таких как Закон о правах женщин на раковые заболевания, исключение ранее существовавших состояний, особые правила регистрации, паритет психического здоровья, покрытие приемных детей, приказы о квалифицированной медицинской поддержке и минимальное пребывание в больнице после родов.
  • Название и адрес медицинской страховой компании, если таковая имеется
  • Описание роли медицинских страховщиков (то есть, застрахован ли план страховой компанией или страховая компания просто предоставляет административные услуги)

Рекомендуемые, но не обязательные положения УЗИ:

• Для соглашений о страховании приложите Краткое изложение льгот, предоставляемых страховыми компаниями, чтобы убедиться, что вы предоставили понятное резюме Свидетельства о покрытии
• Для соглашений о самостраховании укажите имя, адрес и номер телефона любого стороннего администратора (TPA), выплачивающего претензии или выплаты.
• Язык, который в случае возникновения конфликта между планом плана, SPD и сертификатом страхования, который контролирует документ

Обертка Требования к документам SPD:
Групповое страхование Сертификаты страхования обычно не являются SPD, поскольку они не содержат всех языков, требуемых ERISA. Работодатель должен подготовить «обертку» ERISA для дополнения свидетельства о страховании. Вместе обертка и страховой сертификат составляют надлежащую УЗИ.

Работодатель может пожелать объединить свои планы с различными компонентными выплатами в единый план для отчетности и раскрытия информации. Проприетарный план Wrap -Tight ^sm от ERISA Pros представляет собой план с несколькими или мега-пакетами, который экономит время и расходы на подготовку SPD, формы 5500 и SAR для каждого отдельного компонента льготного плана за счет заменяя их одним всеобъемлющим планом упаковки.

Правила электронной доставки сообщений по плану льгот

Закон о гарантированном пенсионном доходе сотрудников 1974 года («ERISA») и Налоговый кодекс («IRC») требуют предоставления ряда уведомлений участников, раскрытия информации, выборов и согласия в письменной форме.Налоговая служба («IRS») и Министерство труда («DOL») опубликовали нормативные акты, разрешающие распространение этих документов в электронном виде при соблюдении определенных условий. Кроме того, Министерство здравоохранения и социальных служб («HHS») в соответствии со своими полномочиями в соответствии с Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования («HIPAA») обнародовало правила, касающиеся электронного раскрытия уведомлений о практике конфиденциальности.

Трудовые правила Департамента труда

Правила распределения DOL применяются к коммуникациям, в отношении которых DOL имеет регулирующие полномочия в соответствии с Разделом I ERISA.Связь, подпадающая под правила DOL, включает:

• Краткое описание плана («SPD») и краткое изложение существенных модификаций («SMM»)
• Уведомления о затемнении
• Уведомления QDIA
• Уведомления о ежегодном финансировании
• Уведомления об ограничении размера пособий
• Годовые сводные отчеты
• Выписки по пенсионному плану
• Раскрытие информации о взносах участников
• Уведомления об автоматической регистрации
• Уведомления о праве продажи ценных бумаг работодателя
• Извещения о претензиях
• Уведомления, касающиеся QDRO и QMCSO
• Уведомления COBRA
• Краткие сведения о льготах и ​​покрытии (групповые планы медицинского страхования)
• Уведомления о рынке медицинского страхования («уведомления об обмене»)
• HIPAA (за исключением уведомлений о конфиденциальности, которые регулируются особыми правилами), WHCRA и различных других уведомлений о планах здравоохранения / социального обеспечения

В связи с некоторыми оговоренными условиями прекращения действия плана Корпорация по обеспечению пенсионных пособий («PBGC») требует распространения уведомления о прекращении плана.Стандарты PBGC в отношении раскрытия информации в целом и электронного раскрытия информации в частности соответствуют стандартам DOL.

Общий стандарт DOL для раскрытия информации

В общем, DOL требует, чтобы администратор плана использовал «меры, разумно рассчитанные для обеспечения фактического получения» распределяемого материала. Доставка лично или почтой первого класса всегда приемлема. Распространение почтой второго или третьего класса допускается при соблюдении определенных мер предосторожности.Однако никогда нельзя просто размещать копии в местах, часто посещаемых участниками плана.

DOL предлагает три регулирующих пристанища для электронного распространения документов в соответствии со стандартом «разумно рассчитанный для обеспечения фактического получения». Две из этих безопасных гаваней (одна, позволяющая раскрывать информацию в электронном виде для сотрудников, которые «подключены к работе», а другая — для раскрытия информации в электронном виде лицам, которые согласны в соответствии с нормативными стандартами) действуют в течение многих лет, а третья была утверждена в 2020, чтобы разрешить раскрытие информации участникам пенсионного плана и бенефициарам, которые не выбирают однозначно раскрытие информации на бумаге, если соблюдаются определенные стандарты.

Безопасные гавани для групп «Wired at Work» и «Consent»

Для применения «безопасной гавани» получатель должен относиться к одной из следующих категорий:

• «Подключено к работе»: Доступ к электронной информационной системе работодателя является неотъемлемой частью его / ее обязанностей как сотрудника, и он / она имеет возможность доступа к электронным документам в любом месте, где от него / нее разумно ожидать выполнять свои обязанности в качестве сотрудника.Этот стандарт фактически требует, чтобы человек имел доступ к персональному компьютеру или некоторому сопоставимому уровню технологии в ходе его / ее работы, поскольку DOL сказал, что предоставление электронного документа через общий компьютер, такой как киоск, не удовлетворит безопасную гавань.
• Предоставление положительного согласия: он / она дал согласие на раскрытие информации в электронной форме в соответствии с требованиями согласия DOL. ^[1] В соответствии с требованиями согласия получатель должен:
  • Подтвердили согласие (в электронном или неэлектронном виде) на раскрытие информации в электронном виде и не отозвали свое согласие.
  • Разумно продемонстрировали (посредством процесса электронного согласия или электронного подтверждения согласия) возможность доступа к информации в соответствующей электронной форме.
  • Предоставили адрес для получения электронного документа.
  • До согласования были предоставлены:
    • Объяснение типа документов, которые должны быть предоставлены в электронном виде, и права отозвать согласие на раскрытие информации в электронном виде в любое время.
    • Информация о том, как отозвать согласие или обновить контактную информацию.
    • Заявление о праве запросить бумажную копию (и будет ли эта бумажная копия предоставлена ​​бесплатно).
    • Описание требований к аппаратному и программному обеспечению для доступа к документам. Если требования к аппаратному / программному обеспечению изменяются таким образом, что возникает существенный риск того, что получатель не сможет получить доступ или сохранить документы, получателю, дающему согласие, должно быть предоставлено объяснение изменения, должно быть предоставлено право отозвать согласие, и должен снова дать согласие на раскрытие информации в электронном виде.

Если физическое лицо имеет право на раскрытие информации в электронном виде в рамках одной из этих двух безопасных гаваней, сообщения могут передаваться в электронном виде в соответствии со следующими правилами:

• Электронный документ должен соответствовать всем применимым законодательным требованиям в отношении стиля, формата и содержания. Например, электронное УЗИ должно соответствовать требованию, чтобы оно было написано таким образом, чтобы оно было понятным среднему участнику плана, и содержало всю информацию, которая должна содержаться в УЗИ нормативными актами.
• Если это не очевидно из пересылки, электронная система должна предупредить получателя о важности информации, содержащейся в электронном документе. Например, в случае публикации SMM на веб-сайте администратор плана может отправить электронное письмо, в котором говорится, что «Обзор существенных изменений для [название плана] доступен по адресу [ссылка / URL]. Сводка существенных изменений обновляет ваше сводное описание плана, чтобы отразить изменения в преимуществах вашего плана.Вам следует внимательно прочитать этот документ и хранить его вместе со сводным описанием плана в надежном месте ».
• Электронная система должна быть разумно рассчитана для обеспечения фактического получения документа. Например, это может быть достигнуто с помощью уведомления о получении или невозможности доставки электронной почты, или путем проведения периодических опросов на предмет получения.
• Распространение должно защищать конфиденциальность личной информации, если применимо. Например, если план позволяет участникам получать заявления о преимуществах в Интернете, эта функция должна требовать использования личного пароля или PIN-кода до того, как заявление станет доступным, и должна принять соответствующие меры предосторожности против попыток взлома системы.
• По запросу участнику должна быть предоставлена ​​бумажная версия электронного документа. Раскрытие информации на бумаге должно быть предоставлено бесплатно, если раскрытие представляет собой сообщение, которое ERISA бесплатно предоставляет (например, первоначальная копия SPD участника). Об этом праве должны быть проинформированы лица, получающие электронные сообщения.

2020 DOL Electronic Safe Harbor

Правила 2020 позволяют администраторам планов, которые удовлетворяют определенным условиям, направлять участникам плана и бенефициарам пенсионных планов уведомление о том, что определенные раскрытия будут доступны на веб-сайте или отправлены по электронной почте.Участники, желающие и дальше получать бумажные копии, могут продолжать делать это, запрашивая бумажные копии и полностью отказавшись от электронной доставки. В настоящее время безопасная гавань 2020 недоступна для участников плана здравоохранения и социального обеспечения. Прежде чем раскрытие информации может быть предоставлено в электронном виде, администратор плана должен сделать следующее:

• Иметь действительную электронную контактную информацию получателя, которая позволит получать раскрытие информации в предполагаемой методологии связи (например,g., адрес электронной почты для связи по электронной почте или номер мобильного телефона для текстовых сообщений и т. д.), и эта контактная информация должна быть либо предоставлена ​​получателем, либо предоставлена ​​работодателем по причинам, связанным с работой (а не только для раскрытия информации о пенсионном плане).
• Предоставьте предполагаемому получателю раскрытия бумажное уведомление о намерении администратора плана предоставить раскрытие информации в электронном виде по указанному электронному адресу, и это уведомление должно включать:
  • Идентификация электронного контактного адреса, который будет использоваться.
  • Инструкции, необходимые для доступа к документам.
  • Заявление о том, что раскрытие информации не обязательно должно быть доступно на веб-сайте плана более года (или, если позже, до даты, когда раскрытие информации будет заменено более поздней версией).
  • Объяснение права запросить и получить бесплатную бумажную копию раскрытия информации и инструкции о том, как воспользоваться этим правом.
  • Объяснение права на полный отказ (бесплатно) от электронной доставки и инструкции по использованию этого права.
• Если документы будут предоставляться через веб-сайт, мобильную платформу или аналогичный механизм, убедитесь, что веб-сайт / мобильная платформа и т. Д. сможет хранить документы в течение как минимум года (или до замены, если позже), и что он также сделает документы доступными для постоянного электронного хранения, защитит конфиденциальную информацию, предоставит документы в широко доступном формате, который подходит для чтение как в Интернете, так и в печатном виде, а также обеспечение возможности поиска в документах (текст должен быть доступен для поиска по цифрам, буквам и словам).
• Если документы будут предоставляться в теле сообщения электронной почты или в виде вложений к нему, а не путем размещения на веб-сайте, мобильной платформе или в чем-то подобном, администратор плана должен убедиться, что формат документа будет широко доступен и подходит для чтение как в режиме онлайн, так и в печатном виде, обеспечивают постоянное хранение документа в электронном виде, делают документы доступными для поиска по цифрам, буквам и словам и защищают конфиденциальную информацию.

«Уведомление о доступности Интернета»

Администраторы плана

должны предоставить каждому человеку Уведомление о доступности Интернета («NOIA») для каждого документа.NOIA должен соответствовать следующим требованиям:

Сроки . NOIA должен быть предоставлен во время публикации документа на веб-сайте или по электронной почте. Администратор плана может предоставить единый годовой NOIA для SPD (но не SMM, который обновляет SPD) и ежегодные уведомления, которые не требуют действий к какому-либо конкретному сроку, но должны предоставить отдельное время раскрытия NOIA для любых других документов до / если DOL или IRS не утвердят дополнительные документы для включения в годовой NOIA.

Содержимое . NOIA должен включать только следующее (за исключением логотипов, изображений или других подобных элементов дизайна, которые допустимы, если они не вводят в заблуждение):

• Видное заявление, такое как заголовок, легенда или тема, которое гласит: «Раскрытие информации о вашем пенсионном плане».
• Следующее заявление: «Теперь доступна важная информация о вашем пенсионном плане. Просмотрите эту информацию.”
• Идентификация документа по имени (например, заявление, которое гласит: «Ваш квартальный отчет о выплате теперь доступен») и краткое описание документа, если идентификация только по имени не может разумно передать характер документа.
  • Например, NOIA, объявляющее «ваш квартальный отчет о доходах», обычно не требует краткого описания, потому что название документа должно адекватно описывать его содержание, но большинство участников не смогут интуитивно понять цель уведомления о «отключении» просто по чтение названия документа.
• Адрес веб-сайта в Интернете, который является «достаточно конкретным» для обеспечения быстрого доступа к документу.
  • Адрес веб-сайта (или гиперссылка) удовлетворяет этому требованию, если он ведет человека непосредственно к документу.
  • Адрес веб-сайта (или гиперссылка) также удовлетворяет этому требованию, если адрес ведет человека на страницу входа в систему, которая предоставляет заметную ссылку на документ. (Ссылка не обязательно должна быть доступна до завершения процесса входа в систему.)
• Заявление о праве физического лица запросить и получить бумажную версию документа бесплатно, а также объяснение того, как воспользоваться этим правом.
• Заявление о праве бесплатно отказаться от электронной доставки и получать только бумажные версии документов, а также объяснение того, как воспользоваться этим правом.
• Предупреждающее заявление о том, что администратор плана не обязан делать документ доступным на неопределенный срок, но что документ будет доступен на веб-сайте не менее одного года (или до тех пор, пока он не будет заменен следующей версией документа, если позже) .
• Номер телефона, по которому можно связаться с администратором плана или другим назначенным представителем плана.
• По желанию администратора плана, заявление (которое должно быть точным и не вводящим в заблуждение) относительно того, является ли данное лицо обязательным или обязательным в ответ на документ и как это сделать, или что никаких действий не требуется.

Форма и способ меблировки . NOIA должен:

• Отправлять в электронном виде на электронный адрес, предоставленный физическим лицом (или работодателем, в случае адреса, связанного с работой), с соответствующими гарантиями для обеспечения получения и соответствующих последующих действий в случае уведомления о недоставке .
• Быть написанным в манере, рассчитанной так, чтобы ее понял средний участник плана.
• Предоставляется отдельно от любых других документов или раскрытий.

Комбинированный NOIA

Согласно правилам безопасной гавани 2020 года, некоторые документы могут быть объединены в одну NOIA, поскольку они повторяются и срабатывают только по прошествии времени. Комбинированный NOIA должен предоставляться не реже одного раза в плановый год, но не позднее, чем через 14 месяцев после уведомления за предыдущий год.К таким документам относятся:

• УЗИП.
• Любой документ или информация, которые должны предоставляться ежегодно, а не при наступлении определенного события, и не требуют действий со стороны физического лица к определенному сроку.
• Любой документ, не относящийся к первой и второй категориям, если он разрешен в письменной форме министром труда, постановлением или иным образом.
• Любое применимое уведомление, требуемое IRC, если оно разрешено в письменной форме министром финансов.

Отправка документа непосредственно физическому лицу по электронной почте

Если администратор плана отправляет документ по электронной почте непосредственно физическому лицу, NOIA не требуется. Тем не менее, электронное письмо должно быть написано разумно рассчитанным способом, чтобы его понял средний участник плана, и должно включать:

• Документ в теле письма или в виде вложения.
• Тема письма гласит: «Раскрытие информации о вашем пенсионном плане.”
• Идентификационный номер или краткое описание документа, если документ является приложением.
• Заявление о праве запросить бумажную копию документа.
• Номер телефона, по которому можно связаться с администратором плана или другим назначенным представителем плана.

Как указано выше, сам документ должен быть:

• Написано разумно рассчитанным способом, чтобы его понял средний участник плана.
• Представлено в широко доступном формате или форматах, которые подходят для чтения в Интернете, четко распечатаны на бумаге и постоянно хранятся в электронном формате, который удовлетворяет этим требованиям.
• Электронный поиск по цифрам, буквам или словам.

Текущие процессуальные гарантии

• Как всегда, администратор плана должен предпринять разумные шаги, чтобы убедиться, что раскрытие информации получено, и должен принять меры, если у него возникнут основания для беспокойства по поводу того, что электронная контактная информация может быть недействительной.

  • Если сотрудник, который получал раскрытие информации по адресу, связанному с работой, увольняется, администратор плана должен получить обновленный электронный адрес или предоставить раскрытие информации на бумаге в будущем.

  • Если у администратора плана больше нет действующего электронного контактного адреса, он должен предоставить раскрытие информации на бумаге в будущем.

• Администратор плана должен обеспечить раскрытие информации через веб-сайт / мобильную платформу и т. Д. (а не как часть тела или прикрепления к электронному письму) остаются на веб-сайте / мобильной платформе / и т. д. в течение необходимого периода времени и чтобы участники / бенефициары имели необходимый доступ к этим документам (допустимы периодические разумные простои из-за сбоев системы или технического обслуживания).

• Администратор плана должен иметь разумную процедуру обработки выборов участников и бенефициаров, чтобы отказаться от раскрытия информации в электронном виде и получить бумажную копию конкретного раскрытия информации (однако требуется не более одной бесплатной бумажной копии любого данного документа) . Физическое лицо должно иметь возможность отказаться от электронной доставки по всему миру и получать все документы в бумажной форме.

  • Процедуры неразумны, если они содержат какое-либо положение или применяются таким образом, который необоснованно препятствует или затрудняет инициирование или обработку запроса или выборов.

• Администратор плана должен принимать разумно рассчитанные меры для защиты безопасности и конфиденциальности личной информации.

Особые правила для определенных видов связи

Перед выпуском нормативных актов 2020 года Министерство обороны издало упрощенные стандарты электронного раскрытия информации для определенных типов сообщений, которые планам разрешалось (но не требовалось) использовать вместо обычных правил.Постановления 2020 года отменяют эти особые правила, но позволяют планам продолжать их использование до 27 января 2022 года (через 18 месяцев после даты вступления в силу нормативных требований 27 июля 2020 года), если они того пожелают. Эти упрощенные правила работают следующим образом:

Выписки по пенсионному плану

Упрощенные правила для отчетов о выплатах пенсионного плана позволяют соблюдать либо обычные правила раскрытия информации в электронном виде DOL, либо правила раскрытия электронной информации IRS (обсуждаемые ниже), либо упрощенное правило безопасной гавани, которое позволяет предоставлять отчеты через веб-сайт с защищенным доступом.Соответствие требованиям безопасной гавани безопасного веб-сайта требует, чтобы участники имели постоянный доступ к информации о льготах, уведомлялись не реже одного раза в год о возможности доступа к декларации о льготах через веб-сайт и имели право запросить бумажную копию выписки без каких-либо ограничений. заряжать.

Раскрытие информации о комиссиях

Планы с установленными взносами (например, планы 401 (k)), которые позволяют участникам направлять инвестиции, должны предоставлять участникам и бенефициарам конкретную информацию об инвестициях и сборах плана, когда они начинают участие.Обновленное уведомление требуется раз в год (не позднее, чем через 14 месяцев после предварительного раскрытия информации), а определенная индивидуальная информация требуется ежеквартально. Ежеквартальная информация обычно предоставляется вместе с квартальным отчетом о льготах участника или бенефициара и может быть предоставлена ​​в соответствии с правилами, применимыми к отчетам о льготах в этом случае. Кроме того, в течение 18-месячного переходного периода доступна упрощенная безопасная гавань для раскрытия информации о сборах:

• План должен получить адрес электронной почты участника или бенефициара в соответствии с правилами DOL.Эти правила требуют, чтобы адрес электронной почты предоставлялся добровольно, а план должен предоставить следующую информацию при запросе адреса электронной почты:
  • Заявление о том, что предоставление адреса электронной почты является добровольным, но если адрес электронной почты предоставляется, раскрытие информации будет происходить в электронном виде.
  • Идентификация раскрытия информации, которая будет сделана в электронном виде, и способов доступа к ней.
  • Заявление о том, что участник или бенефициар может запросить бумажную копию информации бесплатно, и инструкции о том, как воспользоваться этим правом.
  • Заявление о том, что участник или бенефициар могут отказаться от раскрытия информации в электронной форме в любое время, и инструкции о том, как реализовать это право.
  • Объяснение того, как участник или получатель может обновить свой адрес электронной почты.
• План должен предусматривать ежегодное электронное уведомление о распределении, которое должно быть отправлено в бумажной форме, если нет доказательств того, что участник или бенефициар взаимодействовал с планом в электронном виде с момента подачи предыдущего уведомления.
• Администратор плана должен убедиться, что система электронной доставки приводит к фактическому получению информации (например, с помощью функции «квитанция о получении»).
• Система доставки должна защищать конфиденциальность личной информации.
• Все уведомления должны быть написаны в манере, понятной среднему участнику плана.

Специальное правило, применимое к сводке льгот и покрытия («SBC»)

Планы медицинского страхования

Group должны предоставлять определенную информацию о плане в форме SBC.Для участников и бенефициаров, которым уже охвачено в рамках группового плана медицинского страхования, SBC может быть распространен в электронном виде, если соблюдаются обычные правила DOL «подключено на работе» или согласны с правилами безопасной гавани. Кроме того, даже если обычные правила безопасной гавани не соблюдаются, SBC может быть распространен в электронном виде среди участников, которые регистрируются или продлевают страховое покрытие через Интернет. Для участников и бенефициаров, которые имеют право на , но не зарегистрированы в покрытии , SBC может распространяться в электронном виде, если формат легкодоступен (например,g., использование форматов HTML, Word или PDF и т. д.), а бумажная копия предоставляется бесплатно по запросу. Если SBC предоставляется через размещение в Интернете, план должен своевременно уведомить человека в бумажной форме или по электронной почте о том, что документ доступен в Интернете, предоставить интернет-адрес и сообщить человеку, что документы доступны в печатном формате по запросу. .

Правила HHS

Специальное правило, применимое к уведомлениям HIPAA о политике конфиденциальности

Если у группового плана медицинского обслуживания есть веб-сайт, на котором представлена ​​информация о льготах, план должен размещать на видном месте свое уведомление о мерах по обеспечению конфиденциальности; в случае существенного изменения уведомления план должен разместить изменение или его пересмотренное уведомление на видном месте на своем веб-сайте до даты вступления в силу изменения.

План также должен предоставить уведомление новым участникам, а в случае существенного изменения уведомления он должен предоставить пересмотренное уведомление (или информацию о существенном изменении) лицам, подпадающим под действие плана. Эти обязательства по раскрытию информации могут быть выполнены посредством доставки по электронной почте только с согласия человека. В случае сбоя электронной доставки необходимо предоставить бумажную копию, и физическое лицо оставляет за собой право запросить бумажную копию.

Правила Налоговой службы

IRS обычно имеет юрисдикцию в отношении уведомлений участников, согласия и выборов, требуемых в соответствии с IRC.В частности, правила IRS распространяются на следующие типы документов:

• Уведомления о безопасной гавани
• Уведомления об автоматической регистрации QACA / EACA
• Письмо-определение для уведомления заинтересованных сторон
• Уведомления о распространении, включая отказы от требований QJSA / QPSA (при необходимости нотариального заверения применяются особые правила) и специальные налоговые уведомления
• 204 (h) уведомления (применяются особые стандарты в отношении подтверждения получения)
• План кафетерия, уведомления EAP и HSA, а также уведомления об определенных страховых планах и планах медицинского страхования (за исключением тех, которые подпадают под юрисдикцию DOL) и дополнительных льгот на транспорт.

Подобно «подключенным на работе» и «согласным» безопасным гаваням DOL, описанным выше, правила IRS создают два класса лиц, имеющих право на раскрытие информации в электронном виде: тех, для которых согласие не требуется для распространения документов в электронном виде и тем, для кого необходимо получить предварительное согласие до электронного распространения.

Что касается требований к согласию, то правила IRS аналогичны правилам согласия DOL. IRS требует, чтобы план предоставил физическому лицу следующую информацию до получения его / ее согласия на раскрытие информации в электронном виде:

• Описание объема согласия, чтобы получатель знал, относится ли согласие к конкретному раскрытию или охватывает все или некоторые другие раскрытия.
• Заявление о праве человека отозвать согласие на получение раскрытия информации в электронном виде.
• Заявление о праве физического лица на получение бумажной копии любого документа, включая право физического лица запросить бумажную копию (а также описание применимых сборов).
• Описание любых требований к аппаратному / программному обеспечению (с обновлением и заявлением о праве отозвать согласие, которое должно быть предоставлено в случае любых изменений, которые создают существенный риск того, что физическое лицо больше не сможет получить доступ или сохранить раскрытие , и повторное подтверждение согласия требуется после изменения).
• Описание процедуры обновления информации для электронной связи с участником.

Согласие должно быть дано в электронном виде или на бумаге, но подтверждено в электронном виде таким образом, чтобы подтвердить способность получателя получить доступ к электронной системе. Согласие не распространяется на устное раскрытие информации (включая записи).

Однако раскрытие информации может быть предоставлено в электронном виде без согласия и даже может быть предоставлено в форме аудиозаписи, если это соответствует содержанию сообщения, если выполняются следующие условия:

• Получатель имеет эффективную возможность доступа к среде, через которую предоставляется уведомление.Имеет ли участник «эффективную возможность доступа» к среде определяется на основании окружающих фактов и обстоятельств. Ограничение электронного раскрытия информации лицами, которые удовлетворяют стандарту DOL «проводной на работе», является самым безопасным подходом, но другие лица могут соответствовать требованиям. ^[2]
• В момент отправки уведомления получателю сообщается о праве на получение бумажной копии бесплатно, и бесплатная бумажная копия должна быть предоставлена ​​по запросу.

Как и DOL, IRS также устанавливает стандарты в отношении того, как раскрытие информации может распространяться в электронном виде. Вся информация, раскрываемая в электронном виде, должна соответствовать следующим общим критериям:

• Должны быть соблюдены правила времени и содержания, которые в противном случае применяются к уведомлению, выбору или согласию.
• Электронная система должна быть спроектирована так, чтобы предоставлять информацию в не менее понятной форме, чем если бы она была представлена ​​в письменном бумажном документе.
• Электронная система должна быть спроектирована так, чтобы предупреждать участника во время предоставления уведомления о важности информации и предоставлять любые инструкции, необходимые для доступа к уведомлению.
• Электронное уведомление / выборы должны поддерживаться в форме, допускающей сохранение и точное воспроизведение для дальнейшего использования.

Кроме того, выборы электронных пособий и согласия должны отвечать особым требованиям, а также соответствовать обычным правилам:

• Используемая электронная система должна быть разумно спроектирована так, чтобы исключить возможность участия в выборах любого лица, кроме соответствующего лица.
• Электронная система должна предоставлять участникам разумную возможность пересмотреть, подтвердить, изменить или отменить условия выборов до того, как они вступят в силу.
• В разумные сроки участник должен получить подтверждение своего избрания.
• Электронное нотариальное заверение разрешено, но любая подпись, которая должна быть нотариально удостоверена или подтверждена представителем плана, должна быть засвидетельствована в физическом присутствии нотариуса или представителя плана. ^[3]

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этого ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА, пожалуйста, свяжитесь с любым членом группы вознаграждений сотрудникам и вознаграждений руководителям по телефону 585.232.6500 или 716.853.1616.

Нажмите здесь, чтобы просмотреть Правила электронной доставки сообщений о планах льгот в формате PDF

[1] Для регистраторов плана 401 (k) стало обычным делом поддерживать компьютерные системы, необходимые для получения и отслеживания согласия на раскрытие информации в электронном виде.Однако в отношении планов и раскрытия информации, не охватываемых системой согласия регистратора, большинство работодателей считают требования согласия непрактичными и ограничивают раскрытие информации в электронном виде активным сотрудникам с их собственными компьютерными рабочими станциями, которые регулярно используют электронную информационную систему в ходе своей работы. Положения 2020 года могут быть особенно полезной альтернативой правилам согласия для работодателей, у которых есть электронная контактная информация для сотрудников, которые не используют электронную информационную систему работодателя в качестве регулярной части своих обязанностей и / или не имеют собственных рабочих станций, таких как в обрабатывающей промышленности, розничной торговле и гостиничном бизнесе.

[2] Согласно преамбуле правил DOL 2020 года, правила DOL 2020 года должны были более точно соответствовать стандарту IRS «эффективная возможность доступа». В преамбуле также говорится, что IRS намеревается выпустить дополнительные инструкции вслед за правилом DOL.

[3] В 2020 году действуют особые правила нотариального заверения в связи с пандемией COVID-19. Смотрите нашу новостную рассылку по адресу https://hselaw.com/news-and-information/legalcurrents/1985-irs-relaxes-physical-presence-requirements-for-notarization-for-retirement-plan-elections-spousal-consent-during- 2020.

Адвокат по рекламе. Предыдущие результаты не гарантируют похожий исход. Эта публикация предназначена для клиентов и друзей Harter Secrest & Emery LLP. Он предназначен только для общих информационных целей и не должен рассматриваться как юридическая консультация. Содержание не является исчерпывающим обсуждением и не претендует на охват всех событий в этой области. Читателю следует проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить, как применимые законы соотносятся с конкретными ситуациями.© 2020 Harter Secrest & Emery LLP

Напоминание

: правила электронного раскрытия информации и материалы открытого приема для SMM

Мы находимся в разгаре сезона открытой регистрации, который, как правило, приходится на время года, когда отправляются различные необходимые уведомления. Поскольку многие работают из дома, потребность в электронной рассылке является критической. Вот некоторые моменты, о которых следует помнить (если в уведомлении содержится личная информация, потребуются дополнительные меры).

В DOL указаны методы электронной доставки, которые должны быть предоставлены таким образом, который разумно рассчитан для обеспечения фактического получения. В DOL нет конкретных рекомендаций по форматированию, например, какой размер шрифта использовать; однако есть общие соображения, которые можно найти в форматировании ERISA для SPD. Кроме того, щелкните здесь, чтобы следить за графиком распространения. Обратите внимание, что с COVID-19 некоторые даты изменились (как указано в конце этого блога).

• Электронная почта
• Приложение к электронному письму
• Размещение документов на веб-сайте компании (необходимо отправить электронное или бумажное письмо, чтобы предупредить участников о том, что они были опубликованы)

Те, у кого есть доступ к рабочему компьютеру, могут автоматически получать рассылки в электронном виде.Уведомление также должно сопровождать результат, чтобы подчеркнуть его важность и право на получение бумажной версии.

Если кто-то имеет доступ только к киоску или у него нет рабочего компьютера, ему необходимо подписать письменное согласие на получение электронных рассылок до любой формы электронного распространения. В согласии необходимо указать различные детали, такие как то, что они получат, его значение, право на получение бумажной версии, а также право прекратить получение в электронном виде, а также то, что необходимо с помощью аппаратного и программного обеспечения для получения документов в электронном виде.

Обратите внимание: в этом году были обновлены правила электронного распределения пенсионных планов; однако планы здравоохранения и социального обеспечения не обновлялись с 2002 года.

Материалы для открытой регистрации как SMM

Если материалы для открытой регистрации включают язык ERISA, они могут соответствовать критериям, необходимым для того, чтобы документ «Модификация итоговых материалов» (SMM) отправлялся участникам, если в документ плана были внесены поправки с внесением изменений в план.

Например, если в материалах есть раздел «Что изменится в новом плановом году», можно добавить рамку в верхней части этого раздела, в которой указано:

Наконец, помните, что если участник плана отправляет письменный запрос на копию SAR, SPD, SMM и т. Д., Администратор плана должен выполнить обязательство в течение 30 дней. В противном случае штраф составляет 110 долларов в день за каждый день, когда материал не предоставляется.

Крайний срок раскрытия информации в связи с COVID-19

С 1 марта 2020 года , начало чрезвычайной ситуации в стране, объявленной Президентом, до 60 дней после объявления об окончании чрезвычайной ситуации в стране COVID-19 или другой даты, объявленной департаментом в будущем уведомлении .

• Распространение может быть продлено только в том случае, если спонсор плана сталкивается с проблемами, связанными с COVID-19
• DOL подчеркнул, что спонсору плана необходимо предпринять добросовестные усилия как можно скорее с административной точки зрения.

Если у вас есть какие-либо вопросы, обращайтесь к Энн Макадам, техническому консультанту, [email protected].

Является ли электронное раскрытие документов плана льгот вариантом для вас? | Юридическая фирма в Мичигане — Адвокаты

Работодатели все чаще задаются вопросом: можем ли мы распространять документы плана льгот и другие уведомления, требуемые Разделом I ERISA, в электронном виде?

Если коротко, то да — в некоторых случаях.

Более подробный ответ заключается в том, что раскрытие информации в электронном виде разрешено при условии, что работодатель использует метод, разумно рассчитанный для обеспечения фактического получения информации. В 2002 году Министерство труда (DOL) издало правила, создающие безопасную гавань для электронного раскрытия информации. Если работодатель следует этой безопасной гавани при раскрытии информации в электронном виде, он будет удовлетворять требование о том, чтобы раскрытие информации производилось с помощью метода, разумно рассчитанного для обеспечения фактического получения информации.

Раскрытие информации в соответствии с правилами DOL

Перед изучением шагов, которые работодатель должен предпринять для того, чтобы раскрытие информации попало в безопасную гавань DOL, может оказаться полезным получить некоторую базовую информацию о типах раскрытия информации, подпадающих под действие правил DOL. .

Раскрытие информации по Разделу I ERISA: Все заявления, уведомления, требования и другие документы, которые необходимо предоставить в соответствии с Разделом I ERISA, подпадают под безопасную гавань DOL. Например, сюда входят краткие описания планов (SPD) для пенсионных планов, планов здравоохранения и социального обеспечения; сводные годовые отчеты; заявления о выгодах; инвестиционная информация; Уведомления COBRA; и уведомления о квалифицированных домашних отношениях.Однако электронное раскрытие не должно изменять требования к стилю, формату, содержанию или срокам раскрытия документов.

Получатели: Безопасная гавань DOL применяется к раскрытию информации, которая должна быть сделана участникам. Это также относится к раскрытию информации, которая должна быть предоставлена ​​бенефициарам и другим лицам, которым план должен предоставлять информацию в соответствии с Разделом I ERISA.

Одобренные формы электронных носителей: Некоторые формы электронных носителей могут использоваться в рамках безопасной гавани DOL для раскрытия информации в электронном виде.Термин «электронные носители», в частности, включает раскрытие информации посредством любого из следующего: веб-сайт (включая сайт работодателя во внутренней сети), электронную почту, диск, компакт-диск или DVD-диск.

DOL Safe Harbor Requirements

Если работодатель желает использовать электронные носители для раскрытия информации, требуемой Разделом I ERISA, участнику, бенефициару или другому лицу и получить защиту DOL, работодатель должен удовлетворить несколько требований, описанных в правилах DOL.В зависимости от группы, которой раскрывается информация, существует два набора требований. Один набор применяется к участникам плана, которые могут регулярно получать доступ к документам, предоставляемым через электронные носители на работе, и должны делать это как неотъемлемую часть своей работы. Другой набор охватывает участников, которые не имеют постоянного доступа к электронным средствам массовой информации на работе, а также любых бенефициаров или других лиц, не являющихся сотрудниками.

Участники, имеющие доступ к электронным средствам массовой информации на работе: Для раскрытия информации в электронном виде участникам, которые имеют регулярный доступ к электронным средствам массовой информации на работе, работодатель должен предпринять следующие шаги:

Участники без доступа к электронным средствам массовой информации на работе и другие получатели Кто не является сотрудником: Работодатель может по своему усмотрению предоставить бумажные копии документов любым лицам, не относящимся к упомянутой выше группе.В качестве альтернативы работодатель может использовать электронное раскрытие информации для лиц, не входящих в эту группу, если они предпримут несколько дополнительных шагов в дополнение к указанным выше. Эти дополнительные шаги заключаются в следующем:

• Получить согласие от физического лица на раскрытие документов в электронном виде
• Перед тем, как согласие будет дано, проинформируйте его о типах документов, которые должны быть раскрыты, о праве на отказ или отзыв согласия, о порядке отзыва согласие или изменение контактной информации, право на бумажную версию и любое оборудование или программное обеспечение, необходимое для доступа к информации
• Если документы предоставляются через веб-сайт или другую электронную сеть связи, получить индивидуальное согласие таким образом, чтобы продемонстрировать индивидуальное согласие возможность доступа к информации в электронном виде
• Сообщать об изменениях в аппаратном или программном обеспечении, которые могут повлиять на доступ человека к документу, и запрашивать индивидуальное согласие на раскрытие информации в электронном виде после того, как это лицо будет уведомлено об изменении и получит возможность отозвать согласие

Ограничения Safe Harbor

Если вы используете или планируете использовать электронное раскрытие информации, важно отметить, что приведенные выше правила применяются только к раскрытию информации, требуемому в соответствии с Разделом I ERISA.Существуют отдельные правила IRS, которые применяются к раскрытию информации, регулируемой Налоговым кодексом (например, для обозначения бенефициаров или уведомлений 402 (f)). Вы также должны знать, что правила DOL, описанные выше, являются безопасными правилами. По закону вы не обязаны соблюдать эти правила и можете использовать другой способ доставки, если уверены, что он соответствует применимым юридическим требованиям. Если вы решите это сделать, мы рекомендуем сначала проконсультироваться с нами, чтобы получить дополнительную информацию о применимых юридических требованиях.

Повышение популярности

Независимо от причины использования электронного раскрытия информации, мы видим, что все больше работодателей переходят к этой практике, и мы ожидаем, что эта тенденция сохранится. Если вы относитесь к тем, кто использует электронное раскрытие информации, важно подтвердить, что вы выполняете шаги, описанные выше.

Даже если на данном этапе вы не используете раскрытие информации в электронном виде, вы все равно можете распространять документы по электронной почте или размещать их на веб-сайте. Если вы сделаете это, также может быть полезно включить информацию об электронном местонахождении документов в материалы плана льгот (например, SPD), чтобы сотрудники знали, где они могут получить доступ к этим документам, если им понадобятся копии.Хотя это не удовлетворит безопасную гавань, это может уменьшить количество запросов документов, которые вы должны обрабатывать.

Если вы подумываете о раскрытии информации в электронном виде или у вас есть опасения по поводу вашей текущей практики раскрытия информации, вы можете связаться с любым членом Группы практики выплаты льгот сотрудникам Warner Norcross & Judd для получения дополнительной информации.

DOL завершает работу над правилами электронной доставки уведомлений о пенсионных планах

Метод безопасной гавани «извещение и доступ» для электронной доставки остается в основном неизменным в окончательном правиле.Однако в ответ на комментарии к предложению DOL внес ряд изменений в окончательное правило, в том числе:

• Последнее правило разрешает прямую доставку документов по электронной почте в качестве альтернативного метода электронной доставки.
• Администраторы, использующие структуру уведомления и доступа, теперь могут размещать защищенные документы на веб-сайтах или использовать другие платформы, такие как мобильные приложения, для размещения доступных уведомлений.
• Размещенные уведомления должны быть доступны не менее одного года, даже если они были заменены ранее.
• Участники имеют право полностью отказаться от электронной доставки, но, в отличие от предложения, окончательное правило не требует планов, позволяющих участникам отказываться от рассылки по каждому документу.
• Список документов, для которых администратор плана может предоставить объединенное уведомление о доступности Интернета (NOIA), был изменен с семи конкретных документов, указанных в предложении, на определенные категории документов, включая краткие описания планов (SPD) и требуемые ежегодные раскрытия информации, которые не нет определенного срока для действий участников.Примечательно, что, в отличие от предложения, окончательное правило не позволяет включать квартальные отчеты о прибылях и убытках в комбинированный NOIA.

Нет модели NOIA. Окончательное правило NOIA не предусматривает. Комментаторы предложенного правила в подавляющем большинстве заявили, что требования к безопасной гавани достаточно конкретны, и любая модель, вероятно, будет слишком жесткой, чтобы учесть обстоятельства каждого работодателя.

Окончательный регламент допускает два безопасных метода электронной доставки:

• Структура уведомления и доступа, при которой администраторы плана уведомляют участников и бенефициаров о том, что документы доступны на веб-сайте или другой платформе
• Прямая доставка документов по электронной почте

Работодатели могут выбирать, какие (если таковые имеются) раскрытия информации предоставлять, используя любой из методов безопасной гавани, и могут продолжать распространение бумажных документов для любого или всех раскрытий.Участники могут вообще отказаться от электронной доставки или запросить бумажную версию конкретного раскрытия информации.

2002 Безопасная гавань еще доступна

DOL первым сделал безопасную гавань электронной доставки для раскрытия информации о пенсионном плане ERISA в правилах 2002 года. «Безопасная гавань» 2002 года применяется только к участникам, которые имеют эффективный доступ к электронным документам на работе, а также к участникам и бенефициарам, которые утвердительно согласились получать раскрытие информации в электронном виде.Новое правило не меняет ни одного аспекта «безопасной гавани» 2002 года, которая остается доступной и в будущем.

Некоторые детали новой безопасной гавани применимы как к методам уведомления и доступа, так и к способам доставки по электронной почте.

Защищенные документы

Безопасная гавань доступна для доставки «закрытых документов». Защищенный документ — это любое раскрытие пенсионного плана, требуемое Разделом I ERISA, за исключением документов, которые должны предоставляться только по запросу, которые администраторы должны продолжать предоставлять на бумаге.Для получения подробной информации об уведомлениях и документах, подпадающих под действие Раздела I ERISA, см. Руководство DOL по отчетности и раскрытию информации для пенсионных планов .

Охваченные лица

Безопасная гавань может использоваться только для «покрытых лиц» — участников, бенефициаров и других лиц, имеющих право на получение покрываемых документов, для которых у работодателя, спонсора или администратора плана есть электронный адрес, такой как личный или рабочий адрес электронной почты. Номера смартфонов также могут использоваться, но только для метода уведомления и доступа, и администратор плана должен подтвердить, что номер может принимать текстовые сообщения.

Правило позволяет гибко получать электронный адрес. Например, администраторы плана могут использовать адрес, указанный сотрудником в заявлении о приеме на работу, в документах о зачислении в план или при регистрации для доступа к информации о плане в Интернете. Администраторы также могут использовать электронный адрес, который работодатель назначил сотруднику, но только в том случае, если этот адрес будет использоваться для других целей, связанных с трудоустройством, помимо доставки покрытых документов. Однако работодатели не могут назначать электронные адреса супругам и другим бенефициарам, которые должны утвердительно предоставить электронный адрес.Администраторы и сторонние поставщики услуг не могут назначать адрес любому участнику или бенефициару — например, используя коммерческую службу поиска, чтобы получить личный адрес электронной почты человека или настроить учетную запись Gmail для этого человека.

Переход. DOL позволит администраторам планов добросовестно полагаться на списки электронных адресов, которые уже существуют на дату вступления в силу правила.

Увольнение. Правило позволяет администраторам плана продолжать использовать безопасную гавань после того, как сотрудники увольняются с работы у спонсора плана.Однако, если бывший сотрудник получал покрытые документы на электронный адрес, назначенный работодателем, а не на личный, администратор должен «принять разумно рассчитанные меры для обеспечения постоянной точности и доступности» электронного адреса уволенного сотрудника или получить новый электронный адрес на момент прекращения действия.

Неверные электронные адреса. Система электронной доставки должна предупредить администратора плана о недействительном электронном адресе.Узнав о неверном электронном адресе (например, когда электронное письмо возвращается как недоставленное), администратор должен незамедлительно устранить проблему или принять меры, как если бы застрахованное лицо отказалось от электронной доставки. Регламент предполагает, что администратор может решить проблему, используя дополнительный электронный адрес в файле или получив новый электронный адрес. Однако другие корректирующие действия могут быть приемлемыми в зависимости от конкретных фактов и обстоятельств неудавшейся доставки.Если электронная доставка невозможна, администратор плана должен предоставить бумажную версию документа как можно скорее. Доставка в бумажном виде будет действовать до тех пор, пока администратор не получит действующий электронный адрес для возобновления отправки электронных документов.

Бумажные копии и отказ от получения

Администраторы плана должны иметь разумные процедуры для участников и бенефициаров для получения бумажных копий покрываемой информации и отказа от электронной доставки всех покрываемых документов.Администратор должен будет предоставить бумажные копии всех будущих документов участникам, которые откажутся от участия, если и до тех пор, пока они не выберут электронную доставку. Администратор должен бесплатно предоставить только одну бумажную копию раскрытия информации, если условия плана или другие правила ERISA не требуют иного. Администратор не может взимать плату с участников за отказ от участия.

Первоначальное уведомление об электронной доставке по умолчанию

Прежде чем полагаться на новую безопасную гавань, администратор плана должен отправить всем участникам и бенефициарам первоначальное бумажное уведомление с объяснением нового метода электронной доставки.Первоначальное уведомление требуется перед использованием метода уведомления и доступа или электронной почты для доставки документов по электронной почте. Администраторы плана не могут отправить первоначальное уведомление в электронном виде даже участникам, уже получившим электронные сообщения в соответствии с «безопасной гаванью» 2002 года. (Однако администраторы, которые не могут отправить уведомление на бумаге во время пандемии, могут рассчитывать на более раннее облегчение DOL для отправки уведомления в электронном виде при условии, что они предпримут добросовестные усилия по отправке бумажного уведомления в кратчайшие сроки.)

Первоначальное уведомление должно быть написано таким образом, чтобы его могли понять участники среднего плана, и должно содержать:

• Объяснение, что защищенные документы будут отправлены в электронном виде на электронный адрес
• Электронный адрес, на который будут отправлены сопроводительные документы
• Любые необходимые инструкции о том, как получить доступ к защищенным документам в электронном виде (например, если участникам потребуется создать учетную запись, установить пароль или загрузить мобильное приложение)
• Если администратор использует метод уведомления и доступа, предупредительное заявление о том, что покрываемый документ может быть доступен на веб-сайте только в течение одного года или до тех пор, пока он не будет заменен в более поздние годы
• Заявление, информирующее людей об их праве бесплатно запросить бумажную копию защищенного документа и о том, как это сделать
• Объяснение того, что отдельные лица могут отказаться от электронной доставки всех покрываемых документов бесплатно, и как это сделать

Администраторы могут включать первоначальное уведомление в пакеты для новых сотрудников или другие стандартные материалы для регистрации.

Администраторы плана, использующие метод уведомления и доступа, должны соответствовать дополнительным требованиям для предоставления NOIA и поддержки веб-сайтов.

Уведомление о доступности Интернета

Администратор плана должен предоставить NOIA каждому лицу, на которое распространяется действие страховки, когда раскрытие информации впервые становится доступным на веб-сайте администратора или другой платформе.

Сроки. NOIA подлежит разглашению. Например, администратор плана должен предоставить участникам сводку о существенных изменениях (SMM) в течение 210 дней после закрытия планового года, в котором условия плана были существенно изменены.Администраторы плана, которые хотят разместить SMM на веб-сайте, должны предоставить NOIA — и сделать SMM доступным на веб-сайте — к указанному сроку. Однако применяется специальное правило синхронизации, если администратор предоставляет объединенный NOIA (см. «Объединение уведомлений о доступности Интернета» ниже).

Содержимое. NOIA должно включать следующую информацию:

• Видное заявление (например, заголовок, легенда или строка темы), которое гласит «Раскрытие информации о вашем пенсионном плане».
• Заявление, которое гласит: «Теперь доступна важная информация о вашем пенсионном плане.Пожалуйста, ознакомьтесь с этой информацией ».
• Название охватываемого документа (например, «Ваш отчет о квартальных выплатах теперь доступен») и, если название документа не отражает его сущность, краткое описание документа
• Адрес веб-сайта — или гиперссылка на адрес веб-сайта — достаточно конкретная для обеспечения быстрого доступа к документу (например, прямая ссылка на документ или на страницу входа для сайта, которая сразу же предоставляет заметную ссылку на документ один раз. пользователи авторизуются)
• Заявление о праве физических лиц запросить и получить бесплатно бумажную версию покрытого документа и объяснение того, как это сделать
• Заявление о праве отказаться от получения защищенных документов в электронном виде бесплатно и объяснение того, как это сделать
• Предупреждающее заявление о том, что покрываемый документ может храниться на веб-сайте только в течение одного года или до замены в последующие годы
• Номер телефона для связи с администратором плана или другим назначенным представителем плана

NOIA также может включать необязательное заявление о любых действиях, которые люди приглашаются или должны предпринять в ответ на документ, и инструкции о том, как их предпринять.В качестве альтернативы в уведомлении может быть указано, что никаких действий не требуется, если такое заявление не является неточным или вводящим в заблуждение.

Форма и способ уведомления. NOIA должен:

• Отправлять на электронный адрес физического лица — доставка в бумажном виде не допускается
• Содержать только необходимое содержимое, хотя могут быть включены изображения, логотипы или аналогичные элементы дизайна, при условии, что дизайн не является неточным или вводящим в заблуждение, а требуемое содержимое является четким.
• Предоставляться отдельно от любых других документов ERISA или раскрытия информации, предоставляемых физическому лицу, за исключением случаев, когда применяется исключение для комбинированных уведомлений (обсуждается ниже).
• Написано в манере, рассчитанной так, чтобы быть понятой участнику среднего плана

Объединение уведомлений о доступности интернета

Администратор плана обычно должен предоставлять отдельный NOIA для каждого требуемого раскрытия информации.Но администраторы плана могут предоставить единое комбинированное уведомление для всех или некоторых из следующих типов документов:

• УЗИП
• Любой покрываемый документ или информация, которые должны предоставляться ежегодно — а не о наступлении определенного события — и не требуют от отдельных лиц принятия каких-либо действий к определенному сроку (например, сводные годовые отчеты, ежегодные уведомления о финансировании, инвестиционные- раскрытие соответствующей информации в соответствии с 29 CFR § 2550.404a-5 (d), уведомления об альтернативных инвестициях по умолчанию (QDIA) и годовые отчеты о прибылях и убытках)
• Любой другой покрываемый документ, если он санкционирован министром труда
• Любое применимое уведомление, требуемое Налоговым кодексом, если оно санкционировано министром финансов

Работодатели не могут давать объединенный NOIA для любого раскрытия информации, кроме перечисленных выше.

Сроки комбинированного уведомления. Лица, на которые распространяется действие страховки, должны получать суммарный NOIA один раз в год действия плана. У администратора плана есть 14 месяцев после даты комбинированного уведомления за предыдущий год, чтобы предоставить новое. Однако предоставление комбинированного уведомления не меняет крайний срок публикации информации на веб-сайте. Этот срок остается сроком для предоставления документа по закону.

Стандарты веб-сайтов

Администраторы плана

несут ответственность за создание и поддержку веб-сайта, используемого для доставки документов.В правиле широко используется термин «веб-сайт», включая веб-сайты в Интернете и другие электронные хранилища информации, такие как мобильные приложения. Администратор может привлекать сторонних поставщиков услуг для создания и обслуживания веб-сайта, но по-прежнему несет фидуциарную ответственность за выбор и мониторинг поставщиков услуг. Администратор должен убедиться, что каждый документ:

• Доступно к крайнему сроку ERISA для предоставления документа
• Доступно не менее одного года или до замены исправленной версией в последующие годы
• Представлено способом, рассчитанным так, чтобы его понимал средний участник плана
• Доступен в широко используемом формате, подходящем для чтения в Интернете и четкой печати на бумаге.
• С возможностью электронного поиска по цифрам, буквам или словам, чтобы участники могли быстро найти информацию по конкретным вопросам
• Доступен в широко используемом формате, позволяющем постоянно хранить документ в электронном виде.

Защита данных участников. Администратор должен принять меры, чтобы гарантировать, что веб-сайт защищает конфиденциальность личной информации любого лица, на которое распространяется действие страховки. Правило не устанавливает конкретных технических требований для выполнения этого требования. В преамбуле к окончательному правилу поясняется, что это было сделано намеренно, учитывая разнообразие технологий, программного обеспечения и данных, используемых в пенсионных планах.

Технологические неудачи. Если веб-сайт или другая платформа становятся временно недоступными из-за технического обслуживания или других непредвиденных событий или обстоятельств, не зависящих от администратора плана, администратор плана не будет нарушать свои обязательства по раскрытию информации, если он соответствует обоим этим условиям:

• Имеются разумные процедуры для соблюдения требований безопасной гавани
• Принимает оперативные меры, чтобы сделать документы доступными как можно скорее после того, как администратор узнает (или разумно должен знать), что документы временно недоступны

Администраторы плана

могут выбрать отправку некоторых или всех покрываемых документов напрямую по электронной почте.Отправка документов текстовым сообщением на номер смартфона не допускается. Администраторы плана могут отправлять одни документы по электронной почте, а для других использовать метод уведомления и доступа. (Например, спонсор плана может предпочесть отправлять заявления о преимуществах по электронной почте, размещая другие документы, такие как SPD, на веб-сайте.) Администратор плана также должен принять меры для защиты конфиденциальности личной информации застрахованного лица.

Сроки. Документы, доставленные по электронной почте, должны быть отправлены до даты, когда необходимо раскрыть информацию.

Содержание электронного письма. Электронное письмо с доставкой документа должно быть составлено таким образом, чтобы его можно было понять среднему участнику плана, и должно содержать следующую информацию:

• В строке темы написано «Раскрытие информации о вашем пенсионном плане»
• Название охватываемого документа (например, «Ваш отчет о квартальных выплатах теперь доступен») и, если название документа не отражает его сущность, краткое описание документа
• Заявление о праве физических лиц запросить и получить бумажную версию покрытого документа бесплатно и объяснение того, как это сделать
• Заявление о праве отказаться от получения защищенных документов в электронном виде бесплатно и объяснение того, как это сделать
• Номер телефона для связи с администратором плана или другим назначенным представителем плана

Стандарты для защищенного документа. Закрытый документ может содержаться в приложении к электронному письму или включаться в текст самого электронного письма. Документ также должен быть:

• Написано разумно рассчитанным способом, чтобы его понял средний участник плана
• Доступен в широко используемом формате, подходящем для чтения в Интернете и четкой печати на бумаге.
• С возможностью электронного поиска по цифрам, буквам или словам, чтобы участники могли быстро найти информацию по конкретным вопросам
• Доступен в широко используемом формате, позволяющем постоянно хранить документ в электронном виде.

Объединение защищенных документов. Хотя в нормативных актах не говорится о том, может ли одно электронное письмо предоставлять множественные раскрытия информации, преамбула подтверждает, что администратор плана может применять те же стандарты, которые применяются к раскрытию информации на бумаге. То есть, если отдельная доставка не требуется и требования ко времени совпадают, администраторы плана могут отправлять несколько документов в одном «конверте» электронной почты.

Окончательное правило вступает в силу 27 июля. В предложении дата вступления в силу отличается от даты вступления в силу, которая должна была быть первым днем ​​календарного года после даты вступления в силу.Последнее правило устраняет это различие и вступает в силу 27 июля.

Более ранняя зависимость во время пандемии COVID-19. Хотя правило не вступит в силу до 27 июля, DOL не будет принимать никаких принудительных мер против администратора плана, который полагается на новую безопасную гавань до этой даты. Политика DOL по неисполнению обязательств направлена ​​на обеспечение гибкости администраторам, которые изо всех сил пытаются выполнить свои обязательства по раскрытию информации во время пандемии COVID-19. Однако, прежде чем полагаться на безопасную гавань, администраторы плана все равно должны отправить первоначальное уведомление с объяснением системы электронной доставки плана.Хотя правило требует, чтобы первоначальное уведомление было отправлено на бумаге, более раннее облегчение разрешает электронную доставку необходимых уведомлений, подлежащих оплате во время пандемии, при условии, что администраторы приложат добросовестные усилия для доставки бумажных копий в кратчайшие сроки.

Поэтапный отказ от существующих субрегуляторных руководств. В течение 18 месяцев после даты вступления в силу окончательного правила администраторы плана могут продолжать полагаться на следующие субрегуляторные инструкции:

• Бюллетень полевой помощи (FAB) 2006-03, который позволяет администраторам размещать выписки о пенсионных выплатах на защищенных веб-сайтах.
• FAB 2008-03, который позволяет администраторам, которые отправляют уведомления QDIA в электронном виде, полагаться либо на безопасную гавань электронной доставки DOL 2002 года, либо на правила Министерства финансов в отношении использования электронных носителей.

Технический релиз

• (TR) 2011-03R, который позволяет администраторам планов использовать электронные носители для раскрытия информации на уровне участников в соответствии с 29 CFR § 2550.404a-5.

401 (k) Краткое описание плана: основы, требования и соответствие

Что такое сводное описание плана 401 (k)?

Краткое описание плана (SPD) — один из важных документов плана 401 (k), который предоставляет участникам плана (и их бенефициарам) наиболее важные детали их плана льгот, такие как требования к участию или даты участия, расчеты льгот, управление планом. инструкции и общие обязанности участников.

Это основное определение, но вам нужно знать гораздо больше о SPD для успешного администрирования льгот. Мы рассмотрели все это ниже:

Перейти к:

The 401 (k) SPD Подробнее:

SPD — один из наиболее важных документов, связанных с вашим пенсионным планом. В качестве резюме соглашения об усыновлении или планового документа для вашего плана SPD должен содержать всю информацию, имеющую отношение к участникам плана.

С точки зрения участника плана, сводный план плана 401 (k) — это незаменимый документ для быстрой, но исчерпывающей и описательной информации об их плане льгот 401 (k). Почти на все основные вопросы, которые могут возникнуть у сотрудника о функциях и управлении своим планом, следует отвечать в SPD — простым, нетехническим языком.

Примечание: SPD не следует путать со сводным годовым отчетом или SAR. Хотя ERISA требует, чтобы они были распространены среди всех участников плана 401 (k), SAR The представляет собой краткое изложение формы IRS 5500, а не документа плана 401 (k) или соглашения об усыновлении.

Вот наиболее важная необходимая информация в 401 (k) SPD:

Информация, необходимая для 401 (k) SPD:

• Краткое описание типа плана и ссылки на соответствующий регулирующий закон.
• Объяснение того, как будет осуществляться администрирование плана, включая годовое расписание для плана (например, даты распространения документов или крайние сроки подачи), а также контактную информацию администратора плана или спонсоров.
• Информация о том, где найти полные копии документов плана 401 (k).
• Право на участие и правила участия (или даты).
• Как подавать документы, касающиеся использования или управления 401 (k).
• Как обжаловать отказ в льготах.
• Расчеты пособий и ситуации, приводящие к потере пособия, включая инвалидность, смерть или увольнение.
• Правила и информация о распределении прибыли
• Изменения в льготах 401 (k), правилах или требованиях к финансированию.
• Налоговые соображения, связанные с распределением льгот.
• Обязанности участников по пенсионному плану.
• 401 (k) источники взносов плана и методы, используемые для расчета взносов.
• Объяснение снятия средств и кредитов, а также любых правил, связанных с этим.
• Когда и в какой форме выплачиваются пенсионные пособия.
• При переходе на пенсионные выплаты.
• Где найти подробную информацию о льготах по плану сотрудников, например об остатке на счете 401 (k).
• Альтернативные варианты инвестирования и комиссии для планов с установленными взносами, подробно описанные в положениях плана.
• Информация о доверенных лицах плана и их ролях / обязанностях.
• Информация о вариантах гибкости плана, таких как пролонгация взносов.
• Заявление об отказе от ответственности, что в случае противоречия в деталях плана, документ плана всегда является преобладающим документом.
• Заявление о правах доступно участникам плана 401 (k) в рамках ERISA.

SPD для пенсионного плана 401 (k) обычно составляет от 10 до 20 страниц, хотя это может варьироваться в зависимости от вашего плана и бизнеса.

Хотите полный (мы имеем в виду полный ) список требований SPD? Ознакомьтесь с полным списком требований к сводному описанию плана Министерства труда.

Изменения, дополнения и изменения в SPD

SPD создается в соответствии с документом плана 401 (k) (или соглашением об усыновлении) и всегда должен отражать самую последнюю версию пенсионного плана, которая применяется на практике. Если в план вносятся какие-либо поправки, ERISA требует, чтобы участники были должным образом уведомлены.Для этого у администраторов плана 401 (k) есть два варианта: распространить новый SPD или раздать Сводку существенных изменений.

Новый 401 (k) SPD довольно прост, в конце концов, мы только что рассмотрели детали SPD, поэтому давайте кратко коснемся SMM:

Сводка существенных изменений (SMM) — это краткий документ, специально предназначенный для сообщения о любых изменениях в плане, которые существенно влияют на структуру плана или цены или влияют на участника. SMM могут быть прикреплены к текущему SPD 401 (k) как своего рода поправка или дополнение, вместо того, чтобы требовать создания и распространения полностью нового SPD.

Распространение СПД

Закон о пенсионном обеспечении сотрудников (ERISA) требует, чтобы сотрудники получали своевременную и разумную информацию о своих пенсионных пособиях. Министерство труда (DoL) относится к этому серьезно и может штрафовать пенсионные планы, которые не соблюдают установленные им сроки распределения. Сообщения о неполучении SPD или SMMS — это красные флажки, которые могут привлечь к вам аудитора DoL.

Вас не удивит, что создание и распространение информации о плане льгот 401 (k) должно соответствовать относительно строгому графику отчетности, который мы подробно описали ниже:

Можно ли распространять УЗИП электронным способом?

Да! Как правило, документы пенсионного плана, которые ERISA требует от вас предоставить участникам плана, могут распространяться в электронном виде, включая 401 (k) SPD. При этом есть несколько предостережений, большинство из которых будут устранены почти автоматически, если вы выберете стандартную систему доставки, такую ​​как электронная почта:

.

1. Администратор плана должен гарантировать (в разумной степени), что система распределения приведет к тому, что участники плана фактически получат материалы плана 401 (k).
2. Администратор плана должен убедиться, что система распределения должным образом защищает учетную запись участника и информацию о пенсионных выплатах.
3. Электронные документы должны соответствовать тем же требованиям к стилю, формату и содержанию, что и любые документы физического плана.
4. Если не очевидно иное, участники и бенефициары должны довести до сведения участников и бенефициаров значение электронного плана.
5. По запросу участникам, бенефициарам или другим лицам должна быть предоставлена ​​физическая копия документа пенсионного плана.

SPD должен быть доступен в офисе в любое время и онлайн (на сайте группы или платформе льгот для сотрудников — если применимо). Чтобы не столкнуться с неожиданными проблемами соответствия, убедитесь, что всякий раз, когда в пенсионный план вносятся изменения или поправки, эти изменения отражаются в SPD (или добавляются в SMM) на всех платформах и каналах распространения.

Соответствие ERISA и сборы

Вы, вероятно, знаете, что ERISA была введена в действие в основном для защиты сотрудников и их интересов пенсионного плана.По этой причине федеральный закон предписывает как создание, так и своевременное распространение важных документов плана льгот. Непредставление этих документов 401 (k) в разумные сроки рассматривается серьезно, и в результате могут быть понесены крупные штрафы.

Повышение комиссионных в 2016 году (с учетом инфляции) означает, что вы можете платить больше, чем ожидали. Непредоставление документов плана 401 (k) (включая краткое описание плана и любые резюме существенных изменений) может привести к выплате сборов в размере 147 долларов в день — максимум 1 472 доллара за запрос.

Помимо этих сборов, такие проблемы, как отсутствие SPD или SMM, являются серьезными тревожными сигналами и могут потребовать проверки Министерства труда США 401 (k). Тщательное управление любым планом выплат имеет решающее значение для избежания стрессов и штрафов, связанных с аудитом DoL. В данном случае это начинается с того, что ваш SPD является описательным и точным и правильно следует графику распространения и модификации SPD.

Без доверительного управляющего за любые вопросы соответствия финансовую ответственность несет администратор плана или попечители плана.

Что самое важное в СПД для сотрудников?

Обычно SPD — это один из тех пакетов с «документами о найме», которые снимаются и спрятаны (или выброшены) и практически никогда не просматриваются до момента «подожди, ой, каковы были условия моего 401 (k)…»

СПД — это документ, с которым сотрудники должны тщательно ознакомиться. Чтобы сотрудники могли максимально использовать свои преимущества, они должны понимать детали этих преимуществ.СДПГ расскажет им все, что им нужно знать об их плане 401 (k).

Вот некоторые из наиболее важных и полезных деталей, найденных в SPD:

• Когда сотрудники имеют право участвовать в пенсионном плане.
• Ставки взносов сотрудников и их расчет.
• Как подать заявку на снятие средств в трудных условиях и расчет процентной ставки по ссуде.
• Процедура выхода на пенсию.
• Права сотрудников, указанные в Законе о гарантиях пенсионного дохода сотрудников (ERISA).
• Контактная информация спонсора плана, администратора и попечителей плана.
• Идентификационный номер плана (используется для проверки заявок в DoL или IRS).
• График перехода прав с учетом взносов работодателя.
• Как подать иск и к кому обратиться, если правила плана 401 (k) нарушены.

Заключение

SPD — это лишь один из многих документов, которые необходимо использовать в повседневном управлении пенсионными выплатами вашим сотрудникам, но он очень важен.Неправильное распространение или обновление SPD может повлечь за собой крупные штрафы, но не все дело в том, чтобы избежать штрафа. Успешная координация СПД может означать, что сотрудники осведомлены, образованы и взволнованы своими пенсионными выплатами. Какой бизнес этого не хочет?

.